Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Перечень документов подлежащих архивному хранению». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Список (архивных) фондов; Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
Прежде всего, размещать архив нельзя в деревянных либо в ветхих зданиях. Помимо этого в здании не должно быть сыро, а также в нем должно отсутствовать печное отопление, которое может привести к пожару.
В типовом “Перечне документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР”. (М., 1973) иная схема классификации. Разделами служат наименования направлений деятельности органов государственной власти и управления, учреждений, предприятий и организаций.
Содержание:
Подготовка документов к архивному хранению
Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.
Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.
Однако принятие в 2004 г. нового закона «Об архивном деле в Российской Федерации» обострило проблему, заложенную еще в Основах архивного законодательства 1994 г.
Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.
Организация архивного хранения документов
Лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике.
Списки вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности, с описанием технологических процессов.
Характеристика общих положений Архивного фонда Российской Федерации. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле и ответственность за его нарушение.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Через год после окончания дела постоянного и временного хранения передаются в архив.
Архивное хранение документов в организации
Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.
Последствия такого решения еще долго будет чувствовать вся страна, так как в результате колоссальное количество документов (особенно по личному составу ликвидированных коммерческих организаций) уже утрачено и продолжает утрачиваться ежегодно.
Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.
Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
Обратите внимание на то, что в 3-5 разделах перечня названа, как правило, документация, носящая специфический, свойственный тому или иному направлению деятельности или отрасли характер. Общая организационно-распорядительная документация по форме, видам документов и их назначению одинаковая для большинства отраслей и направлений деятельности учреждений (приказы, протоколы, докладные записки, отчеты, справки и т.п.) сосредоточена во втором разделе перечня. В подразделе “Промышленность” в рубриках “Общие вопросы организации производства” и “Внедрение новой техники и достижений организации производства” и “Внедрение новой техники и достижений науки…” предусмотрены документы, свойственные не только промышленности, но и большинству отраслей народного хозяйства в целом.
Учетные документы архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используется объектный и форматный признаки.
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
Карточка (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда РФ.
Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.
В том случае, если было принято решение ликвидировать предприятие, тогда предприниматель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив. Без данного действия ликвидировать предприятие не удастся, так как акт никто не подпишет. Пока предприятие будет работать, никто не может у предпринимателя отнять документы. Но, если предприятие распадается, государство должно обеспечить сохранность всех документов.
Сроки хранения архивных документов
Критериями оценки происхождения документов являются: роль и место организации, в деятельности которой появились и использовались документы; важность выполняемых организацией функций; время и место образования документов.
Целью данной работы является анализ основных положений и краткая характеристика действующего федерального закона «Об архивном деле».
Данная система перечней охватывает так называемые “управленческие” документы. Но есть перечни для специальной документации. Например, в 1998 году был выпущен “Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России”.
Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.
Очень своевременным является перечень для негосударственных коммерческих организаций — справочное пособие “Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)” (М., 1996). Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает Примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций и будучи выпущенное ВНИИДАД в электронном формате, содержит на дискете программу просмотра Примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов.
Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина — по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем — архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.
Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов — документы, ведомости на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат. В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), временным (свыше 10 лет) и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.
Правила хранения архивных документов
Такое помещение должно быть изолированно от других. Запрещено размещать архив в здании общественного питания. Также нельзя хранить предметы, которые могут привести к возгоранию.
Приказы и распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов или, в случае их отсутствия, договоры, контракты, трудовые соглашения.
До настоящего времени разработаны были перечни одного вида — типовые. Это Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР (М., 1973), который, повторим, был ориентирован на документы государственной системы учреждений.
Все документы, представленные в каталоге, не являются их официальным изданием и предназначены исключительно для ознакомительных целей. Электронные копии этих документов могут распространяться без всяких ограничений.