Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Правила оформления первой части». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В документообороте предприятия важное место занимают распорядительные документы, к которым можно отнести, в том числе, приказ и распоряжение, оформление их производится по строго установленным правилам. Это вид документации, которая фиксирует принимаемые непосредственно руководителем управленческие решения, касающиеся производственных, административных и организационных вопросов деятельности компании.
Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия при подготовке докладных, служебных и объяснительных записок.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора.
Содержание:
Распоряжение и необходимость оформления этого документа
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Текст набирается на ПК с использованием офисной программы Word. Каждая глава и параграф начинается со следующей страницы. Правила по написанию заголовков в ГОСТах отсутствуют. Обычно заглавия равняются по центру, без точек в конце. Между наименованиями глав и началом текста устанавливается двойной интервал. В заглавиях слова не переносятся. Распечатка готового документа на листах выполняется односторонняя.
Применяемый знак повторяют на новый строке. Не рекомендуется разрывать части формул, заключенные в скобки и находящиеся под знаком корня.
Тексt документа (реквизит 20).
И приказы, и распоряжения по своей сути являются правовыми актами. С их помощью реализуется прохождение управляющих сигналов сверху вниз — от руководителя предприятия к структурным подразделениям и конкретным работникам, которых эти распоряжения касаются непосредственно.
В учебных учреждениях различных рангов для выполнения самостоятельных заданий применяются рефераты. В ГОСТе 7.9 реферат определяется как изложение, где описываются события и выводы без комментариев сочинителя. Написание учебных рефератов способствует более эффективной работе учащегося. Некоторые ВУЗы иногда требуют контрольные рефераты перед поступлением, для определения готовности творца данных трудов к учебе. Для формирования хорошего реферата, необходимо выразить личное отношение к заданной теме. При этом важную роль в правильном написании реферата является соблюдение ГОСТа.
Если указать сначала наименование структурного подразделения, а затем организацию, то это может затруднить обработку корреспонденции, так как нарушается последовательность обработки входящих документов и увеличивается время на проведение данной процедуры.
Непосредственно под формулой помещается экспликация (пояснение) символов в той последовательности, в которой они приведены в формуле. Значение каждого символа дается с новой строки, первую строку экспликации начинают со слова «где». В конце текста расшифровки через запятую указывают единицы измерения в системе СИ. Слова между формулами, связывающие их (таким образом, так как, следовательно, то есть и т.д.), необходимо писать в левой части страницы отдельной строкой, двоеточие после них не ставится. Ссылка в тексте на порядковый номер формулы дается в скобках, например: “… формуле (3)”, или “… уравнение (6)”.
Существует несколько способов адресования документов в зависимости от конкретной управленческой ситуации. На документе реквизит «Адресат» располагают с правой стороны листа на уровне наименования организации, если документ оформляется на угловом бланке.
Знак умножения в виде точки является основным и применяется между числовыми сомножителями, или когда вслед за аргументом тригонометрической функции стоит буквенное обозначение, а также для отделения сомножителей от выражений, относящихся к знакам логарифма, интеграла и т.д.
Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.
Однако в стандартах содержатся оговорки, позволяющие изменения некоторых правил учебными учреждениями. Поэтому учащиеся чаще всего используют методички и требования своих педагогов. При этом нужно отметить, что методички не должны противоречить государственным стандартам.
Издание приказов и распоряжений — юридическое действие, устанавливающее конкретные административные отношения между субъектом и объектом управления, имеющие юридические последствия. Поэтому приказы и распоряжения оформляются по оговоренным правилам и порядку, чтобы обеспечить их юридическую значимость.
Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать установленными требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).
Поскольку распоряжение является, по сути, правовым актом, правила оформления распоряжений необходимо знать, чтобы обеспечить юридическую силу этому виду управленческой документации. Как правильно оформить распоряжение руководителя рассказывается в статье.
Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации за исключением иллюстраций приложений, следует нуме-ровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Государственный стандарт Р 6.30–2003 разрешает центрировать «адресат» относительно самой длинной строки в пределах отведенного ГОСТ места.
Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой.
При описании формул и вычислений в тексте записки числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда предложение начинается с этих чисел (десять изделий, но: для испытания необходимо 10 изделий).
Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
В документе мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться ещё и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.).
Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и примечание печатается тоже с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами.
Официального обращения в нашей стране не существует, поэтому приставка «г-ну» (господину) перед фамилией не совсем уместна. В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 инициалы в адресате ставятся перед фамилией.
Перед началом формирования реферата, необходимо познакомиться с государственными стандартами, методичками учебных учреждений и рекомендациями педагога. При составлении реферата требуется руководствоваться ГОСТом 7.32, в котором прописываются условия составления текста и его изложение, и ГОСТом 9327-60, который оговаривает правила заполнения текстовых листов, таблиц и изображений. В 2019 году ГОСТы по оформлению рефератов остаются без изменений.
Если в тексте приводится ряд числовых значений величины одного и того же параметра, размера, показателя и т.д., то все числовые значения должны иметь одинаковое количество десятичных знаков, а единицу измерения этой величины указывают после последнего числового значения. Например: электродные стержни диаметром 3 и 4 мм. При необходимости последовательного порядкового перечисления формул (рисунков, чертежей) применяют многоточие. Например: формулы 4…7, рис.3…9, черт.2…8, п.п.3…8. То, в каком случае необходимо издание приказа, а в каком — распоряжения, во-многом зависит от того, насколько крупным является предприятие. На небольших предприятиях руководитель осуществляет функции единоличного исполнительного органа, на крупных — право подписи есть не только у него, но и у руководителей подразделений. Поэтому в практической работе используется два подхода,представленных в таблице и учитывающих этот фактор.