Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Должностная инструкция помощник руководителя основная цель». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
На должность ассистента начальника торгового отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы в области сбыта продукции.
Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность помощника директора [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Образовательное учреждение).
Содержание:
ОТЛИЧИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА ОТ ДРУГИХ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОФЕССИОНАЛОВ
Правильно составленная инструкция полезна обеим сторонам трудовых отношений. Сотрудник с первого дня работы на новой должности будет понимать, что от него требуется. А работодатель очертит круг должностных полномочий и обязанностей, за невыполнение которых можно привлечь к дисциплинарной ответственности или поднять вопрос о неполном должностном соответствии работника.
Важны личные знакомства с управляющими ресторанов, яхтенных центров и авиакомпаний, отелей, фондов, VIP-клубов – это дает возможность быстро и эффективно решать задачи босса.
Данный список может быть гораздо больше, при этом объем полномочий помощника может зависеть от масштаба предприятия или бизнеса.
ТРЕБОВАНИЯ К ПЕРСОНАЛЬНОМУ АССИСТЕНТУ
Осуществляет контроль за своевременным оформлением сбытовой документации, составлением предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), выполнением плана реализации.
На самом деле функционал и количество задач не поддаются описанию и перечислению на собеседовании. Будьте готовы, что неожиданные задачи «догонят» вас уже в процессе работы и посыплются, как песок.
Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов. Сложность: есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени на то, чтобы четко его сделать; никто не будет повторять дважды.
На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.
Личный ассистент справедливо считается гением общения. Он может завоевать расположение практически любого человека, поставить на место грубияна, разрешить любой конфликт и остаться при этом обаятельным и всеми уважаемым человеком.
Основным требованием является наличие профильного образования средне специального или высшего, оптимальный вариант – администрирование и юриспруденция.
Если вы получили за час несколько заданий, которые одновременно сделать абсолютно невозможно, необходимо проинформировать руководителя о сложившейся ситуации и попросить, чтобы он расставил приоритеты.
«КАК ПОНЯТЬ, ПОДХОЖУ ЛИ Я НА ЭТУ ДОЛЖНОСТЬ?»
Принимает участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и в подготовке ответов на предъявленные иски, а также в подготовке претензий потребителям при нарушении ими условий договоров.
Помощник директора относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом [наименование должности непосредственного руководителя].
Знания и навыки, необходимые для эффективной работы, можно перечислить в разделе, посвященном должностным обязанностям, или отдельно.
Секретарь, заместитель или личный ассистент? Зависит от ситуации! Рассмотрим требования, обязанности и условия, которые должна содержать должностная инструкция помощника руководителя-2018.
В период временного отсутствия помощника директора, его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением. Ассистент начальника торгового отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора в установленном действующим трудовым законодательством порядке.
Ассистенту вменяются следующие функциональные обязанности:
- контроль рабочего дня руководителя – встречи, совещания, деловые поездки, обеды;
- забота о рабочем месте шефа – контроль чистоты кабинета и поддержания в нем оптимального микроклимата;
- контроль корреспонденции, особенно входящих документов;
- ответы на звонки;
- предотвращение стрессовых ситуаций;
- проведение первичных переговоров;
- перевод;
- контроль над наличием необходимых канцтоваров.
Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:
- Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
- Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
- Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.
Требования у разных руководителей могут несколько отличаться в зависимости от их представлений об обязанностях помощника, кроме этого многие из них считают, что данное место предназначено для начинающих карьерную лестницу молодых специалистов.
Руководители отмечали, что инициатива ассистента мешает управленческому процессу, приносит дискомфорт боссу, ведь если помощник может организовать своего начальника, отстоять в общении с ним свою позицию, быть убедительным и конструктивным, то непонятно, кто здесь босс.
На должность помощника директора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.
Помощник руководителя — настоящая «правая рука» первого лица компании. Спектр поручаемых такому работнику задач, как правило, широк.
КАК ПРОХОДИТЬ СОБЕСЕДОВАНИЕ В КАДРОВЫХ АГЕНТСТВАХ?
К общим положениям относятся сведения о категории, к которой относится описываемая должность, порядке назначения на должность и освобождения от нее. Здесь же можно указать, что работник подчиняется непосредственно генеральному директору и в профессиональной деятельности руководствуется нормативными документами, разработанными компанией. Перечислите основные документы — должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, инструкции по охране труда.
Требования к PA формируются из задач и сферы функциональных компетенций, которые определяет руководитель: ассистент может быть полностью вовлечен в бизнес, а может быть нанят исключительно для организации личного пространства руководителя. Для кого-то неважно наличие профильного высшего образования, другие требуют в первую очередь знание языков, некоторым важно, какой кофе варит помощник или как он выглядит.
При этом помощник руководителя обязан в себе сочетать противоречивые черты:
- Уметь подчиняться руководителю и приспосабливаться к особенностям его характера, но при этом быть способным на управление проектами, организовывать служащих самых различных рангов.
- Кроме этого важно чувствовать тонкую грань ответственности, так как сделать больше ожидаемого значит выполнить работу руководителя, что не всегда приветствуется, а меньше – это оставить свои обязанности для доработки шефу.
ЧТО ДОЛЖЕН УМЕТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ?
Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:
- Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
- Стаж работы от трех лет.
Их мало, поэтому они ценятся высоко, а глубокое погружение в исполнение обязанностей, часто в ущерб личным интересам, как правило, компенсируется достойной зарплатой.
Задача помощника – это не стремление стать преуспевающей бизнес-единицей с идеями, а стремление помогать руководителю, четко исполняя распоряжения и реализуя его инициативы.
Контролировать выполнение плановых заданий, своевременное выполнение поручений и заданий начальника торгового отдела, выданных сотрудникам отдела.