Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как правильно оформлять доверенность от предприятия на получение товара». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Данный документ наделяет предъявителя определенными полномочиями и дает возможность представлять интересы организации в разных оговоренных вопросах.
В соответствии с п. 7 Инструкции лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли ТМЦ по доверенности полностью или частично, представить в бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад или соответствующему материально ответственному лицу полученных им ТМЦ. Доверенность — удобный инструмент для делегирования полномочий. Доверенность от ИП на получение товара часто применяется, когда нет возможности лично забрать продукцию. Как грамотно составить доверенность на выдачу товара, когда доверитель вправе аннулировать документ — разберемся в статье.
Содержание:
Доверенности на получение ТМЦ
Для приобретения товара в первый раз или в случае большого промежутка между заказами нужной продукции составляется доверенность по форме М-2.
В доверенности, оформленной по форме Госкомстата, все пустые поля должны быть перечёркнуты. В доверенности, оформленной по форме внутренней документации предприятия, такие поля отсутствуют.
Согласно ст. 402 ГК РФ действия работников должника по исполнению его обязательства считаются действиями должника. То есть, если товар на склад покупателя привезли штатные работники организации-поставщика, значит, организация-поставщик исполнила свои обязательства по передаче товара. Аналогичным образом обязанность организации-покупателя принять товар исполнена, если товар приняли ее работники.
На кого можно оформлять доверенность?
Бланк доверенности на получение товара разрабатывается индивидуально каждой фирмой, в зависимости от ее нужд, официально утверждены две разновидности этой бумаги – типовая форма М-2 и М-2а.
При выписывании доверенности следует знать о том, что они делятся на три вида:
- генеральные (т.е. по сути неограниченные),
- специальные (с определенным сроком действия),
- единовременные (для какого-то одного конкретного дела).
Доверенности, независимо от срока их действия, отбираются поставщиком при первом отпуске товарно-материальных ценностей. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями, на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего его документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой – подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.
По этой причине следует рассматривать оттиск круглой печати как элемент, исключающий сомнения в подлинности подписи и компетенции руководителя, завизировавшего бумагу.
Как составить документ правильно
Рассмотрим пример заполнения Журнала учета выданных доверенностей (он составлен по форме № М-3, утв. постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241. Данное постановление утратило силу в части применения интересующих нас форм, но журнал многие продолжают составлять именно по этой форме).
Доверительный документ выдаётся под расписку, о чём в учётной документации бухгалтерии делается соответствующая отметка. В подразделении остаётся отрывной квиток – журнал учёта доверенностей присутствует в бухгалтерии вне зависимости от того, доверенности какого типа (стандартные или собственного образца) практикуются к выдаче на предприятии.
Во-первых, следует помнить, что интересы хозяйственного общества представляет (в том числе совершает сделки) его единоличный исполнительный орган <1>. То есть водитель организации-поставщика, доставивший товар, может передать его непосредственно руководителю организации (перед этим удостоверившись, что конкретное лицо является единоличным исполнительным органом фирмы-покупателя). Обязательство в этом случае будет считаться исполненным надлежащему лицу.
Обязательного к применению образца по заполнению такой доверенности не существует. Организации могут писать данный документ в свободном виде или на свое усмотрение разрабатывать его шаблон. Доверенность можно оформлять как на фирменном бланке компании, так и на пустом листе стандартного формата.
Возврат доверенности на получение ТМЦ
Основное различие этих бланков заключается в регулярности их использования: так, первая доверенность подойдет для разового получения товара, а по второй оформляются регулярные действия. Например, для получения оплаченных по договору материальных ценностей компания оформляет классический документ М-2, если же договор поставки долговременный и имеется фиксированный график, то целесообразнее оформить специальную доверенность М-2а на весь период. Документ подтверждает право совершать конкретные действия от имени доверителя в отношении третьих лиц (ст. 185 Гражданского кодекса РФ).
Доверенность – распространенный вид юридического акта, образец которого легко скачать в интернете. Однако разработанные государственными органами нормативные документы используются достаточно часто.
При получении товара представителем предъявляются документы, которые подтверждают его правовой статус. Как правило — это паспорт и доверенность.
Согласно Гражданскому Кодексу Российской Федерации, представлять компанию без дополнительных документов может только ее руководитель. Однако предпринимательская деятельность, зачастую, имеет несколько направлений, и директор не может успеть везде, поэтому ему приходится просить о помощи подчиненных, например, чтобы получить товар. Для этого оформляется специальная доверенность на получение ТМЦ.
Юридическое лицо может иметь гражданские права и нести обязанности (п. 1 ст. 49 ГК РФ). Приобретение гражданских прав и принятие обязанностей юридическим лицом возможны только через его органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Напомним, что действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей, называются сделками (ст. 153 ГК РФ). То есть сделкой считается договор, а передачу товара или перечисление денежных средств в оплату этого товара следует квалифицировать как действия по исполнению обязательства, возникшего из сделки-договора (п. 1 ст. 307 ГК РФ).
Книжки доверенностей по унифицированным формам и журналы «Учет выданных доверенностей» должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей. Даже если ваша организация применяет не унифицированные формы доверенностей, а разработанные самостоятельно, регистрировать и учитывать их все равно нужно.
В свою очередь, ст. 312 ГК РФ дает должнику право при исполнении обязательства потребовать доказательств того, что исполнение принимается самим кредитором или управомоченным им на это лицом. Иначе говоря, работники поставщика вправе удостовериться, что передают товар именно представителям организации-покупателя. Как они могут это сделать?
По истечении срока годности, либо по окончании возложенных функций, либо не использованная в силу сложившихся обстоятельств доверенность подлежит сдаче в бухгалтерию (если её не забрал поставщик).
Не требуется составление уполномочивающего документа для сотрудников склада (кладовщиков), если товар поставляется на склад заказчика. Сотрудники склада — материально-ответственные лица, в чьи обязанности входит прием товара, поэтому доверенность не нужна. Государственный комитет Российской Федерации по статистике утвердил постановлением № 71А от 30 ноября 1997 года несколько форм доверенностей для получения права на приобретение товарно-материальных ценностей. Формы нумеруются как №№ М-2, М-2а. Две формы разработаны для применения в разных случаях.
Некоторые предприниматели задаются вопросом — нужна ли доверенность на получение товара самому ИП? ИП не может сам себе выдать доверенность, поэтому его полномочия подтверждаются копией листа записи ЕГРИП.
Законодатель не обязывает использовать данные доверительные формы, поэтому лица, участвующие в торговых отношениях, имеют право сформировать собственный доверительный бланк.
При составлении доверенности на получение товара нужно придерживаться рекомендаций и норм, установленных для написания таких бумаг правилами юриспруденции и делопроизводства, чтобы впоследствии документ не вызвал сомнений у заинтересованной стороны. Здесь нужно внести личные данные представителя (по паспорту), а также тщательно и подробно прописать все функции, которые возлагаются на представителя и список документов, который он уполномочен подписывать.
Независимо от того, какие формы доверенностей на получение ТМЦ использует организация, они обычно передаются поставщикам и остаются у них вместе со вторым экземпляром товарной накладной либо иного документа, подтверждающего передачу товара.
В небольших фирмах разработкой таких документов могут заниматься либо сами руководители, либо сторонние специалисты, в крупных организациях выполнение обязанности по оформлению доверенностей обычно возлагается на юриста или секретаря. После оформления они передают ее подпись начальнику (директору). До 2016 года доверенность требовалось заверять печатью организации, но с января 2016 года наличие печатей и штампов у юр. лиц, как ранее и у ИП, перестало быть обязательной нормой, поэтому документ можно и не проштамповывать.
Если доверителем не проставлен срок актуальности выданной доверенности, то по умолчанию считают его равным 1 году (обычно получение товара/тмц укладывается в доверительные рамки 15-30 дней).
В любой ситуации можно использовать доверенность М-2, но при повторном получении товара тем же лицом у того же поставщика ее придется оформлять заново.