Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «В какие сроки предприятие должно выплатить перерасход по авансовому отчету». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).
Важно! Те денежные средства, которые сотрудник потратил помимо полученного аванса выдаются ему из кассы. При выдаче оформляется РКО (расходный кассовый ордер по форме КО-2).
Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы.
Содержание:
Возмещение перерасхода по авансовому отчету на банковскую карту сотрудника
Здесь перечисляются документы, на основании которых сотруднику были выданы средства (ПКО, банковская выписка). На вкладке «Товары» указывается перечень направлений использования средств. Например, работнику пришлось обращаться в нотариальную контору, выполнять шиномонтажные работы или делать ксерокопии документов.
При проверке контролирующие ведомства могут расценить такие авансы как выплату в пользу сотрудника (скрытые вознаграждения, неофициальная зарплата). А значит, подотчетные суммы организация все равно должна будет включить в расчетную базу по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Так что лучше сделать это сразу, чтобы избежать пеней и штрафов. Официальных разъяснений Минтруда России по данному вопросу нет.
Ответы на распространенные вопросы
Порядок предоставления работодателю авансового отчета разработан постановлением Правительства от 13.10.2008 №749. Форма отчетного документа закреплена постановлением Госкомстата №55. Налогообложение субъектов хозяйственной деятельности осуществляется на основании Налогового кодекса. Коммерческие предприятия нередко сталкиваются с необходимостью осуществления расчетов наличными деньгами. Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица.
Авансовый отчет Петровой был проверен и 30 августа утвержден директором, а 31 августа из кассы ей был выдан перерасход в размере 200 рублей.
Другими словами, это не вознаграждение за выполненную работу, а компенсация понесенных работником издержек. Следовательно, возмещение перерасхода не приносит работнику экономическую выгоду (ст.41 НК РФ). Поэтому полученные сотрудником суммы не облагаются подоходным налогом.
Денежные средства, которые выплачены подотчетному сотруднику и при предоставлении им подтверждающих документов не подлежат обложению НДФЛ. Причем это не зависит от того, какую систему налогообложения применяет компания.
Некоторые арбитражные суды не отрицают возможность возместить перерасход на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на «зарплатный» счет сотрудника подотчетные денежные средства. А сотрудник в свою очередь впоследствии правомерно вернул со своего банковского счета неиспользованные им подотчетные суммы. Эти операции были подтверждены приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты), авансовым отчетом сотрудника, приходным кассовым ордером (на основании которого остаток неиспользованного аванса был возвращен в организацию), товарными накладными, чеками ККТ, квитанциями.
Записи в него вносятся на основании ПКО, РКО, авансовых отчетов. Последние сдаются кассиру только после проверки бухгалтером арифметических расчетов и целевого использования средств. Рассмотрим основные проводки.
- ДТ71 КТ50(51) – выданы деньги в подотчет из кассы (расчетного счета).
- КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).
- КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей.
- КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.
- КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы.
- ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.
При этом нужно разобраться какой документ оформляется после авансового отчета при перерасходе подотчетником предоставленной ему суммы.
Перечисление Перерасхода По Авансовым Отчетам Какой Срок
Общий порядок возврата израсходованных работником денег определяется законом. При этом процедура возмещения перерасхода состоит из нескольких этапов.
В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).
После того как бухгалтер проверил авансовый отчет, его должен утвердить руководитель. Срок, в течение которого руководитель утверждает авансовый отчет, законодательно не ограничен. Сделать это он может через несколько дней, после того как сотрудник представил отчет в бухгалтерию. Рассчитаться же с сотрудником бухгалтерия должна только после утверждения авансового отчета руководителем. Поэтому организация вправе возместить перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска. Такой вывод позволяют сделать указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку: Дебет 71 Кредит 50 – возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет. Основания С 2015 года подотчетные суммы можно выдавать не только сотрудникам организации, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор.
В приказе пропишите главные запреты: деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.
Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.). В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства.
В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы.
Иногда при проверке авансового отчета бухгалтер выявляет, что израсходовано сотрудником было больше денег, чем кассир ему выдал. Данный перерасход необходимо возместить в том случае, если он является обоснованным.
Срок возмещения по авансовому отчету работнику
Компенсация перерасхода на зарплатную карту Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата? Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.
А значит, подотчетные суммы организация все равно должна будет включить в расчетную базу по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Так что лучше сделать это сразу, чтобы избежать пеней и штрафов. Официальных разъяснений Минтруда России по данному вопросу нет.
Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. 3 апреля кассир «Альфы» выдал Ивановой перерасход в сумме 100 руб. (2100 руб. – 2000 руб.). В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса». Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы».
Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 31 марта ей было выдано 2000 руб. Но она израсходовала 2100 руб. На эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки, где выделен НДС в сумме 320 руб.), счет-фактура отсутствует. Если есть необходимость, заполняется «Возвратная тара». Если за счет полученных средств сотрудник оплатил товары или услуги, которые оказаны организации, то эти суммы отражаются на вкладке «Оплата».
Перерасход денежных средств может быть вызван производственной необходимостью или изменением стоимость товаров и услуг, на которые предоставлялись подотчетные суммы.
При этом процедура возмещения перерасхода состоит из нескольких этапов. Выплата подотчетных сумм осуществляется по заявлению работника (п.6.3 Указаний №3210-У). Однако чтобы получить возмещение перерасхода заявление подавать необязательно. Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет. К нему нужно обязательно приложить список документов, подтверждающих текущие расходы (см. подзаголовок «Общие сведения»). Возмещение израсходованных работником денег производится после того, как проверенный кассиром отчет будет утвержден руководителем предприятия. Предоставление оправдательных документов важно не только для работника, но и для работодателя.
В какой срок сотруднику необходимо возместить перерасход по авансовому отчету
Бухгалтер ООО «Континент» О.П. Петрова купила канцтовары для своего отдела. С этой целью кассир ей выдал 3000 рублей 28 августа. Однако, при покупке канцтоваров, Петрова потратила большую сумму, а именно – 3200 рублей. На всю сумму потраченных средств бухгалтер предоставила авансовый отчет и подтверждающие документы, а именно кассовый и товарный чеки, в которых был выделен НДС в размере 488 рублей. Счет-фактура предоставлен не был.
По факту исполнения производственной задачи получатель обязан представить авансовый отчет об использовании выданных средств.
Приобретение товаров (работ, услуг) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.3. Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Решение о возврате излишне потраченной суммы денег принимает руководитель предприятия. Отдельно стоит упомянуть о налогообложении доходов.