Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Работник должен подтвердить свои расходы на проезд на личном автомобиле чеками с АЗС». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Но по ним должно быть видно, что сотрудник действительно сначала ехал в другой город, а потом из него возвращался (письмо Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368). Конечно, у работника помимо служебной записки должен быть путевой лист. Ведь он обосновывает количество израсходованного горючего, а значит, нужен для списания расходов на бензин.
По новым правилам фактический срок командировки, в которую работник отправился на личной машине, он должен указать в служебной записке. Ее нужно представить по возвращении из поездки вместе с оправдательными документами, подтверждающими расходы и использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Перечень таких документов открыт.
При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов13.
Содержание:
Ответы на вопросы
Работнику, использующему с согласия или ведома работодателя и в его интересах личное имущество, выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Трудовым кодексом всем официально трудоустроенным работникам гарантируется предоставление отпуска за отработанное время. Причем он является оплачиваемым. В некоторых отдельных случаях также осуществляется оплата стоимости проезда к месту отдыха.
Таким образом, для учета расходов, связанных с оплатой ГСМ, при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, такие расходы должны быть соответствующим образом подтверждены.
К тому же такой документ подтверждает, что сотрудник использовал свою машину для служебных целей. Однако безопаснее, чтобы к служебной записке были приложены еще и чеки автозаправочной станции, расположенной в месте командировки.
Работник учреждения, финансируемого из средств федерального бюджета, и, осуществляющего свою деятельность в районах Крайнего Севера, воспользовался своим правом на компенсацию стоимости проезда к месту проведения отпуска. Часть пути работник преодолел на автомобиле, который был передан работнику в аренду организацией, осуществляющей деятельность по сдаче в аренду транспортных средств. Работник подал заявление, в котором требовал компенсацию стоимости горючего, исходя из кратчайшего пути к месту проведения отпуска, чеков АЗС не предоставлено. Организацией, передавшей автомобиль в аренду, выдан документ, в котором указана марка и модель автомобиля. Должна ли организация компенсировать стоимость проезда по кратчайшему маршруту к месту проведения отпуска в данной ситуации.
По мнению чиновников, нет. И фактический срок командировки, и использование машины в служебных целях нужно подтверждать первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством о бухучете. Сергей Вараксин Архангельск 14.10.2019 в 23:06 В отпуске к месту отдыха ездил на своем автомобиле. Для возврата денег за бензин собрал все необходимые документы в том числе чеки с заправок. Спустя два месяца я позвонил в отдел кадров и мне сказали что документы не принимают из за того что на чеках ни чего не видно хотя отдавал я их в нормальном состоянии и деньги за топливо не вернут. Что делать?
При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 ТК РФ. Поэтому в этом случае организация может выплатить компенсацию расходов на основании служебной записки, путевого листа, кассовых чеков. Также Вы можете заключить договор аренды на время командировки. В договоре аренды следует прописать, что расходы на ГСМ организация должна возместить. Расходы возмещайте на основании: путевого листа, а также кассовых чеков.
Оплата проезда в отпуск гарантируется во многих случаях. Основанием для этого является: Трудовой кодекс Российской Федерации (ст.№325). В данном разделе обозначаются все категории лиц, которым работодатель обязан компенсировать проезд к месту использования отпуска, а также обратно. В некоторых случаях осуществляется также компенсация провоза багажа.
В общем случае основанием для списания топлива в производственных целях являются путевые листы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78, поскольку в них указываются маршруты следования транспортного средства, а также количество израсходованного топлива.
Основываясь на нормах части 1 статьи 325 Трудового кодекса, лица, работающие в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя (организации, финансируемой из федерального бюджета) стоимости проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.
Что касается начисления страховых взносов на обязательные виды социального страхования, то такая компенсация не должна облагаться страховыми взносами как выплата, связанная с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей14. В то же время из указанной нормы прямо не вытекает, в каком размере данные суммы выводятся из-под обложения страховыми взносами, в силу чего контролирующие органы могут использовать подход, аналогичный применяемому при обложении налогом на доходы физических лиц. По разъяснениям Минздравсоцразвития России, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со статьей 188 ТК РФ15.
Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года. Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника. При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606). Договор аренды заключается в письменной форме. При этом трудовое право обязывает возместить ему расходы на проезд. Возмещение проезда на личном транспорте возможно посредством выплаты командированному работнику компенсации за использование личного автомобиля или путем заключения договора аренды его автомобиля.
Согласно статье 606 ГК РФ по договору аренды арендодатель (работник) обязуется предоставить арендатору (организации) автомобиль за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.
Стоимость бензина, израсходованного за период командировки, составляет 860 руб. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи: Дебет 10-3 Кредит 71– 1000 руб. – оприходован бензин, приобретенный в командировке; Дебет 26 Кредит 10-3– 860 руб. – списана стоимость бензина, израсходованного в командировке; Дебет 26 Кредит 71– 150 руб. – отражена оплата услуг автостоянки.
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходы, учитываемые в целях исчисления налога на прибыль, должны быть документально подтверждены. После возвращения из поездки на личной машине работник должен составить служебную записку. И приложить к ней путевой лист, а также первичку, подтверждающую расходы.
При этом на наш взгляд, для обоснования расходов, связанных с оплатой ГСМ Организации необходимо документами подтвердить производственный характер расходов и их размер.
Судебная практика. При расчете компенсации, а также правомерности её выплаты или же невыплаты необходимо также учитывать судебную практику. В первую очередь это касается определения Верховного суда Российской Федерации №205-КГ 14-51 от 09.10.14 г.
Исходя из этого претензий к такому оформлению взаимоотношений с сотрудником у финансистов быть не должно. Однако не стоит забывать, что подобная сделка может быть признана заключенной между взаимозависимыми лицами17, а значит, подвергнуться контролю по поводу цены сделки по статье 40 НК РФ (налоговый контроль за уровнем «рыночности» цены). Возмещение проезда на личном транспорте возможно посредством выплаты командированному работнику компенсации за использование личного автомобиля или путем заключения договора аренды его автомобиля.
О порядке подтверждения расходов, связанных с приобретением электронных билетов
Представители Минфина России согласны с тем, что одним из вариантов использования личного автомобиля в служебных целях может быть договор аренды автомобиля организацией у работника16.
При согласии организации на то, что работник поедет в командировку на собственном автомобиле, работодателю нужно издать приказ, в котором будет указана сумма компенсации за использование собственного авто работника в служебной поездке.
Необходимо отметить, что приведенная норма не указывает на необходимость оплаты стоимости топлива, которая не подтверждена чеками АЗС. Использование служебной автомашины на эксплуатацию автомашины инженером организации, по доверенности генерального директора (заправка автомашины осуществляется водителем предприятия за наличный расчет).
Командировка на личном автомобиле
Но возможна ситуация, что у работника не будет никаких первичных документов, которые по дате относились бы к периоду поездки. Например, если он заправил машину заранее, а жил не в гостинице, а у знакомых. Можно ли в этом случае учесть расходы в виде суточных и стоимость ГСМ на основании одной лишь служебной записки?
Учреждение не обязано компенсировать работнику стоимость топлива, приобретенного для автомобиля, взятого в аренду, при следовании к месту проведения отпуска так как расходы не подтверждены чеками АЗС.
Живу в ЯНАО и работаю в бюджетной организации, собираюсь в льготный отпуск на автомобиле, принадлежащему моему другу. В бухгалтерию для компенсации проезда к месту отпуска и обратно предоставила свое водительское удостоверение, техпаспорт на автомобиль друга, свидетельство регистрации техсредства и страховку без ограничений. Срок действия страховки истекает на неделю раньше моего возвращения из отпуска.
Иногда в кадровой практике встречаются случаи, когда, отправляя работника в служебную командировку, организация не может по ряду причин обеспечить его транспортом. В связи с этим сотрудник может воспользоваться общественным транспортом, а может ехать и на своем автомобиле в служебных целях.