Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Приказ о проверке контрагентов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ ГОРОДА МОСКВЫ ТРЕСТ «МОСОТДЕЛСТРОЙ № 1» ПРИКАЗ о порядке заключения договоров с контрагентами от « » 2009 г. № г. Москва В целях обеспечения упорядоченности в организации работы по заключению договоров с контрагентами, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Установить следующий порядок подготовки к подписанию договоров с контрагентами: 1.1.
Зарегистрировавшись на сайте ФНС, можно получить бесплатную выписку с помощью сервиса «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП о конкретном юридическом лице/индивидуальном предпринимателе в форме электронного документа». За образец можно взять пример, который мы привели ниже. Нет четких цифр, определяющих границы групп. Каждая компания сама устанавливает рамки.
Содержание:
Раздел II Регламента по соблюдению должной осмотрительности
Утвердите «Регламент проверок контрагентов» и «Положение по организации о проверках контрагентов». Подробно опишите в них процедуру проверки. Пропишите наличие такого положения в Учётной политике организации. Сошлитесь в стандарте на Приказ ФНС России от 30.05.2007 №ММ-3-06-333@, в котором даются рекомендации по проверке контрагента. Таким образом мы не даём налоговой возможности придраться к нашему документу: оспаривая его, она будет оспаривать собственный Приказ. Чтобы не закопаться в огромном количестве документов, обязательно присвойте сделкам различные категории. Пусть это будут очень мелкие сделки до 10 тыс. рублей, по которым вы решаете, что вы вообще ничего не будете проверять, считая процедуру по проверке материально неоправданной. Сделки с однодневками привлекают внимание налоговиков и увеличивают вероятность проведения налоговой проверки вашей компании.
Поскольку первые четыре из перечисленных выше пунктов, по сути, сводятся к одному – проверке налогоплательщиком деятельности контрагента, то давайте более подробно поговорим о том, как на сегодняшний день грамотно исполнить требование контролирующих органов о проявлении должной осмотрительности и осторожности в выборе контрагента. Для заверения копий уполномоченным должностным лицом достаточно издать соответствующий приказ по организации или включить соответствующий раздел в положение о документообороте организации (должностную инструкцию определенного сотрудника). Также может быть установлено, что копии документов, изготавливаемые в подразделениях, заверяются руководителями или другими сотрудниками данных подразделений.
Для инициации работы, контрагент присылает на электронный адрес или другим способом первичные документы: коммерческое предложение с указанием видов работ или услуг с предполагаемыми ценами. В случае, когда контрагент найден заинтересованными службами предприятия, то отправляется запрос на предоставление коммерческого предложения. 1.2.
Проверка контрагента на благонадежность позволяет владельцам бизнеса и руководителям предприятий обеспечить финансовую безопасность компании.
Как показывает практика, помимо претензий, предъявляемых налоговиками при проверках к оформлению первички, существует также ряд более глобальных претензий, на основании которых налогоплательщика могут лишить вычета по НДС и расходов по налогу на прибыль.
Все эти моменты налоговый орган пытается выяснить в рамках проведения камерального контроля, в том числе и углубленного, а также в рамках проведения предпроверочного анализа деятельности налогоплательщика и получить доказательства в рамках проведения ВНП.
Должная осмотрительность и осторожность: формируем доказательную базу
Кроме того, расходы на приобретение товаров (работ, услуг) у однодневок и вычет предъявленного ими НДС могут быть признаны необоснованными. Сразу отмечу, что, учитывая современные веяния в этом направлении, каждой организации имеет смысл в качестве внутреннего локального акта разработать положение, регламентирующее порядок действий его сотрудников для формирования досье на контрагента.
Большинство фирм, собирая пакет документов по проверке контрагента, делает это для оправдания перед налоговой на случай проверки. Понятно, что заключая крупный договор, бизнесмен точно проверит, кому он собирается отправлять деньги. Но вот собирать немаленький пакет документов или даже нанимать для этого юриста он будет потому, что боится обвинения в недобросовестности со стороны налоговой.
Проверка контрагента на благонадежность включает следующие этапы: — Анализ документов. Перед заключением договора, необходимо запросить у фирмы-контрагента копии следующих документов: свидетельство о регистрации организации, выписка из ЕГРЮЛ, устав, приказы о назначении директора и главного бухгалтера; — Установление факта участия организации в арбитражных разбирательствах; — Проверка отсутствия или наличия запущенной в отношении организации процедуры банкротства; — Проверка наличия лицензий на осуществляемые виды деятельности; — Анализ годовой отчетности предприятия; — Проверка наличия полномочий у лица, подписывающего договор. Если по каждому из вышеперечисленных этапов не обнаружено нарушений, контрагент может считаться благонадежным.
Организации, который проверяет соответствие заключаемого договора нормам гражданского права (срок – в течение 1 дня),- проект договора поступает к руководителю структурного подразделения, которые проверяют полноту и достоверность указанных в договоре условий работы с контрагентом и вносят свои предложения в текст договора (срок – в течение 1 дня),- проект договора поступает (повторно) к юристу Организации для внесения дополнений и изменений, в текст договора или оформление этих дополнений и изменений в виде Дополнительного соглашения к договору, Приложение № 1 (срок – 2 дня).- проект договора поступает на подпись к директору Организации. При необходимости директор имеет право вернуть договор для доработки конкретному сотруднику Организации.2.7.
Кроме того, руководители структурных подразделений обязаны в течение всего срока отсрочки платежа проверять поступление денежных средств от контрагентов за поставленную продукцию. 5.4. Персональная ответственность за соблюдением сроков отгрузки, номенклатуры отгружаемой продукции, своевременным поступлением денежных средств от контрагентов при отгрузках на условиях отсрочки платежа возлагается на руководителей структурных подразделений.Кроме того, руководители структурных подразделений материальную ответственность за причинение материального ущерба Организации в случае несвоевременного поступления денежных средств от контрагентов.5.5.
Экономические последствия отсутствия механизма проверки контрагентов могут обернуться серьезными проблемами, вплоть до банкротства. Это может коснуться любой организации, индивидуального предпринимателя и даже физического лица, не ведущего коммерческую деятельность. Налоговые последствия наиболее существенны для организаций на классике, реже для организаций на УСН по принципу «доходы минус расходы». Это и понятно, ведь наиболее проблемные для нас налоговые точки это принятие к вычету НДС и принятие расходов по налоговому учёту. История с проверкой контрагента тянется с 2006 года, когда Пленум ВАС в своем известном Постановлении № 53 от 12.10.2006 фактически обязал налогоплательщика проверять своих контрагентов. Между тем мы помним, что Налоговый кодекс не содержит таких требований.
Анализ судебной практики показывает, что арбитражные суды отклоняют доводы предпринимателей о том, что ими была проявлена достаточная осмотрительность при выборе контрагента, основывающаяся только на получении копий документов, подтверждавших лицензии, государственную регистрацию контрагента и его постановку на налоговый учет. По мнению судов информация о регистрации контрагента в качестве юридического лица и постановке его на учет в налоговом органе носит справочный характер и не может характеризовать контрагента как добросовестного и надежного участника хозяйственных правоотношений.
При возникновении просроченной задолженности по контрагентам, руководители структурных подразделений обязаны срочно принять меры по ее ликвидации в дневный срок.5.6.
Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, в учреждении, организации. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Советуем сделать копии всех интернет-страниц и приложить их к досье на контрагента. Можно получить в своей налоговой инспекции выписку из ЕГРЮЛ со сведениями о контрагенте.
Более того, любым своим имуществом такое предприятие распоряжается «только в пределах, не лишающих его возможности осуществлять деятельность, цели, предмет, виды которой определены его уставом». Сделки, совершенные с нарушением данного требования, объявлены ничтожными (п. 3 ст. 18 Закона об унитарных предприятиях, ст. 168 ГК).
Я называю этот документ «Регламент соблюдения организацией принципа «должной осмотрительности». Чтобы облегчить вам эту работу, предлагаю посмотреть наиболее важные извлечения из него, которые я прокомментирую.
Сроки зависят от рисков доначисления по сделке. Чем они выше, тем больше потребуется собрать и проверить информации, потратить больше времени. Ну а там, где нет официально прописанных норм, открывается поле для собственных изобретений. И если раньше достаточно было запросить у контрагента выписку из ЕГРЮЛ, копию устава, свидетельство о госрегистрации и регистрации в налоговой, а также документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающего договор, то сегодня такая процедура обрастает все новыми подробностями. При этом вы все равно не будете защищены от обвинения в неосмотрительности на 100%. Однако существенно снизить риск претензий со стороны налогового органа можно. Нижеприведённые рекомендации выработаны автором, исходя из собственного опыта общения с налоговыми органами, и не могут считаться нормативом.
И тогда вам не придётся пробивать по базам каждый чек, который вам принёс подотчётник, купив пачку бумаги. Допустим, по сделкам до 100 тыс. рублей всё, что вы считаете необходимым, это проверить наличие компании в ЕГРЮЛ.
Заключение договора в таком случае будет связано с минимальными финансовыми рисками. Проверка благонадежности контрагента – важный этап при заключении договора. В особенности это важно, если договор заключается на длительный срок и связан с большими финансовыми затратами. Проверка благонадежности контрагентов является обязанностью службы безопасности организации. Штатная служба безопасности существует не в каждой фирме, кроме того, некоторые службы безопасности не обладают необходимыми базами и навыками для проведения таких проверок. В таких случаях необходимо обращаться в профессиональные организации, имеющие опыт работы в данной сфере деятельности. Заверение копии документа нотариусом является нотариальным действием, порядок совершения которого четко регламентирован Основами законодательства РФ о нотариате.
Выписка будет подписана усиленной квалифицированной электронной подписью. Еще одно подтверждение проявления вами осмотрительности при выборе контрагента – это запрос у него документов, подтверждающих государственную регистрацию организации (копия устава, свидетельства о госрегистрации), полномочия руководителя (копии решения о назначении руководителя, страниц паспорта), ведение деятельности (бухгалтерская отчетность за год, предшествующий году совершения сделки), право на ведение определенных операций, если сделка касается лицензируемой деятельности (копия лицензии).
Наличие одного или нескольких признаков из следующего списка может прямо или косвенно указывать на неблагонадежность контрагента.
В письме Федеральная налоговая служба разъясняет о потере выгоды предпринимателя, который не сумел проявить «должной осмотрительности и осторожности», а статьи регулируют ответственность за деятельность фирм-однодневок.
Обвинение налогоплательщика в отсутствии должной осторожности и осмотрительности при выборе контрагента – это одна из самых частых претензий, предъявляемых налоговиками. Чтобы признать ваши расходы по сделке документально неподтвержденными, налоговым органам достаточно заподозрить вашего партнера в недобросовестности. Для избежания таких проблем надо еще до подписания документов убедиться в юридической чистоте стороны по договору.