Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Путевые листы: поедем по-новому». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Вот, к примеру, запонадобилось первому руководителю ООО срочно ехать в суд (тьфу-тьфу-тьфу!) — берёт служебную машину (водителя в штате нет) и катится. Инспектор ГИБДД останавливает и выясняет, что ПЛ выписан от имени этого ООО на этого руководителя (который, напомню, не является штатным водителем) и указано всё: время выезда, адрес следования и пр., только вообще отсутствует место для подписи медработника (форма ПЛ составлена самим ООО и отражена в учётной политике).
Путевой лист является первичным документом, обеспечивающим учет расходов на топливо и вычет этих расходов из налогооблагаемой базы, потому в первую очередь этот документ нужен бухгалтерам компаний с образованием юридического лица или ИП, а также налоговым инспекторам.
В путевом листе в обязательном порядке необходимо отражать маршрут передвижения транспортного средства. Это нужно для того, чтобы подтвердить расход ГСМ, который затем можно будет списать при исчислении налога на прибыль.
Содержание:
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ И ПОРЯДКА ЗАПОЛНЕНИЯ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ
Исключение из этого правила – выполнение междугородных и международных перевозок сроком более суток. В таких ситуациях путевой лист выдается на более длительный срок.
Бланки путевых листов могут изготавливаться типографским способом, с помощью принтера, множительной техники или иным способом, обеспечивающим аккуратное оформление документов.
Есть образы заполненных листов, советы экспертов. Статья пригодиться как бухгалтерам бюджетных, так и коммерческих организаций.
Необходимость иметь путевой лист притянута за уши. Сейчас стало модно обосновывать необходимость наличия путевого листа требованиями Устава автомобильного транспорта. Но Устав регулирует лишь отношения, возникающие при оказании услуг по перевозке грузов, пассажиров или багажа. А в вашем случае никаких услуг никто никому не оказывает. ТС используется для нужд предприятия. А Вы уж решайте сами — выписать водителю пусть даже совершенно ненужную бумагу, или отстаивать свои права на дороге. Кстати, бумага не такая уж и лишняя, если Ваша контора не практикует серые схемы, то бухгалтерия все равно заставить Вас оформлять путевые листы, т.к. без этого по бухучету не списать ни капли бензина. С налоговой, в отличие от ИДПС на дороге, спорить бесполезно…
В строках «Выезд» и «Возврат» указываются дата (число, месяц, год), фактическое время (в часах и минутах) и показания спидометра при выезде и возврате автотранспортного средства.
Предпринимателю гораздо удобнее в данном случае выдать водителю доверенность на управление транспортным средством, именно ее он будет показывать инспекторам ГИБДД по требованию вместо путевого листа.
Инспекторы снимают расходы на бензин, если компания неверно заполнила путевые листы. Но чаще ревизоры доначисляют налог не из-за ошибок, а из-за подозрительных реквизитов. Мы выяснили, на что обращают инспекторы внимание на проверках.
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ И ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ
Также скачайте нашу бесплатную программу по оформлению путевых листов. Она автоматически заполнит соответствующие требованиям законодательства бланки.
Налоговики требуют, чтобы в путевом листе компания писала маршрут поездки с названием улицы, номером дома и даже наименованием контрагента. Если таких данных нет, считают перевозку фиктивной и снимают расходы.
Индивидуальные предприниматели могут заниматься бизнесом в сфере автотранспорта на тех же правах, что и юридические лица – каких-либо ограничений на этот счет в законах не существует.
Путевой лист содержит раздел «Особые отметки», который предназначен для фиксации проведенных проверок сотрудниками милиции и работниками Российской транспортной инспекции.
По поводу медика …. В крупных организациях обычно есть своя медсестра ( фельдшер ). Она и ставит медосмотр. А вот в маленьких …
Кроме того, судебные органы также согласны с позицией ФНС, а потому считают внесение маршрута в путевой лист обязательным действием.
А вот периодичность оформления путевых листов для легковых автомобилей не установлена. Организация самостоятельно принимает решение по этому вопросу. Целесообразно, чтобы период оформления путевого листа легкового автомобиля не превышал календарный месяц.Какова периодичность выписки путевых листов и с какой степенью детализации нужно расписывать в них маршрут транспорта? Не обязательно быть крупной транспортной компанией, чтобы столкнуться с такими вопросами.
При заполнении маршрута в путевом листе необходимо ориентироваться на такие важные моменты:
- при указании начальной и конечной точки каждого отрезка маршрута необходимо отражать информацию максимально подробно. Об этом свидетельствует Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2010 г. № А33-10451/2009;
- в маршруте следует указывать не только точный адрес, но и наименование клиента (заказчика, контрагента) или же название мероприятия и т.п. Данные сведения можно проставлять в скобках после основной информации.
К комментарию Водолея — именно так: поездки (сотрудника или руководителя) в банк, налоговую, ПФР, к клиенту и пр. Каждый день такого рода поездки. Бог с ним, с направлениям и адресом движения, а вот как быть с путевым с точки зрения ГИБДД? — Нам что, заключать договор с медработником или «прикрепляться» к медучреждению? Перевозок ни людей, ни грузов нет, только «перевозка» самого себя.
Он подтверждает расходы на автомобиль. Скачайте бланк путевого легкового автомобиля. Вся актуальная информация о заполнении путевых листов собрана в этой статье.
Правда, в ПДД нет разъяснений о том, что в себя включают те самые «установленные случаи». Вероятно, что под «установленными случаями» здесь подразумеваются унифицированные формы путевых листов, обязательные к использованию рядом автоперевозчиков, о которых мы поговорим ниже.
В описании маршрута нет названия контрагента
Требование о наличии путевого содержится в Правилах дорожного движения, в которых сказано, что водитель в установленных случаях должен иметь при себе путевой, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а также страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности.
Пишите в листе подробный маршрут. Правда, иногда это невозможно. Например, если водитель едет в поле или лес, где нет точного адреса. Тогда компании пишут название ближайшего населенного пункта. Но можно сделать отметку о том, что сотрудник будет работать в поле, и записать координаты — широту и долготу. Координаты можно получить с помощью навигатора.
Маршрут указывается на оборотной стороне путевого листа (если используется унифицированная форма) либо в специально отведенных для этого графах (если используется собственная форма).
Отметим, что в контрольных и иных целях для самой организации может быть необходимо наличие иных реквизитов, которые содержат формы путевых листов. Требования по указанию таких реквизитов организация определяет самостоятельно.
Работник каждый день ездит в одни и те же места
Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78. Эти бланки являются унифицированными формами, обязательными к применению только автотранспортными предприятиями. Остальные хозяйствующие субъекты могут разработать собственную форму путевого листа с включением в него обязательных реквизитов, в том числе и маршрута передвижения транспортного средства.
На более длительный срок путевые листы автобуса оформляют в случае выполнения междугородных и международных автомобильных перевозок пассажиров сроком более суток.
Предприниматели и лица, специально ими назначенные, при оформлении путевой документации обязаны обеспечивать достоверность и полноту заполнения реквизитов путевых листов.
ИП и организации на УСН доходы, ЕНВД и Патенте не ведут учет расходов и путевой лист просто не нужен. Также он не нужен если вы не хотите или вам не нужно вписывать такие расходы на любом налоговом режиме. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство(тут имеется ввиду прежде всего перевозки за деньги, а иначе абсурд — ИП везет свою жену в театр и должен иметь путевой лист).
Когда такое возможно? Ситуация вполне распространенная, например, машина находится в собственности индивидуального предпринимателя, применяющего УСН с объектом налогообложения «доходы». Проще говоря, у данного конкретного предпринимателя налогообложение распространяется только на доходную часть, а расходы в учет не берутся. При таком варианте ведения бухгалтерского и налогового учета заниматься оформлением путевых листов — тратить лишнее время на заполнение бумаг.
В путевых листах №ПГ-1, №ПА-1 и №ПЛ-1 в разделах «Результаты использования грузового автомобиля», «Результаты использования автобуса», «Результаты использования легкового автомобиля» проставляются следующие данные:
- общий пробег автотранспортного средства, определяемый как разность показаний спидометра при выезде и возврате к месту постоянной стоянки автотранспортного средства;
- время в работе, определяемое как разность между временем выезда и временем возврата к месту постоянной стоянки автотранспортного средства за вычетом времени обеда и отдыха водителя;
- объем перевезенного груза (количество перевезенных пассажиров автобусом), который определяется как суммарное количество груза (пассажиров), перевезенного за все время работы по данному путевому листу.
Инспекторов насторожит маршрут поездки, если он повторяется изо дня в день. Особенно если на автомобиле ездит руководитель. Налоговики проверят, что находится по адресам, которые записаны в документах. Если ревизоры решат, что сотрудник ездил в личных целях, то снимут расходы.
Приведу пример, может не совсем удачный. В своё время, при принятии законов по такси, принимал участие в ряде семинаров-совещаний. Там также ставился вопрос о прохождении медосмотра таксистом — ипешником ( который сам на себя ). Большие начальники разъясняли, что индивидуал может заключить договор с крупным таксопарком, где проводится медосмотр т.е. приезжать туда и там ставить штампик.