Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Нужно ли соглашение с ПФР об электронном документообороте в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Для этого предварительно нужно скачать бланки соглашения и заявления с сайта фонда. Далее распечатать и заполнить их и заверить подписью руководителя.
Обратитесь за подписью на соглашении в сервисный центр, где приобретали Контур.Экстерн.
Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000».
Содержание:
Как организовать переход на электронный кадровый документооборот в 2022 году
Каждый страхователь, подключившись к системе защищенного электронного документооборота ПФР, получает возможность представлять индивидуальные сведения на застрахованных лиц в ПФР в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Абонент системы электронного документооборота (страхователь) за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность программного обеспечения и средств криптографической защиты информации и УКЭП, необходимых для подключения к системе.
Процедура довольна проста, и не займет много времени. Ниже рассмотрим подробный алгоритм действий.
- В сервисе СБИС заходим в раздел «Отчетность» (могут быть и другие названия в зависимости от версии программы);
- Потребуется открыть список форм. Сделать это можно следующим образом. В разделе «Справки» — «Создать» выбираем Пенсионный фонд и раскрываем весь предложенный список;
- Далее на вкладке «Все доступные» разворачиваем «Регистрация в ЭДО ПФР»;
- После этого заполняем форму заявления на подключение страхователя к электронному документообороту;
- Введите данные об организации и отправьте заявление в ПФР;
- Срок рассмотрения составляет три рабочих дня. Причем через день государственное учреждение пришлет подтверждение того, что ваше заявление получено. Далее последует проверка корректности предоставленных данных. Если все в порядке, то вы сможете пользоваться всеми возможностями электронного документооборота.
Заключение с контрагентом какого-либо отдельного соглашения или включение в основной договор формулировки про ЭДО при использовании УКЭП по Закону № 63-ФЗ не требуется. После того как вы заключите соглашение с ПФР, укажите его дату и номер в СБИС (кроме страхователей из Москвы, Санкт-Петербурга, Московской и Ленинградской областей — им не нужно заполнять сведения о соглашении).
Программа СБИС упрощает работу с документацией и помогает оперативно предоставлять отчетность в эле…
Соглашение об электронном документообороте с ПФР
Что нужно сделать, чтобы ПФР мог принимать у страхователя отчетность, направленную по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)? Существует два основных варианта действий.
Отделение ПФР, получив соглашение, регистрирует его и направляет страхователю тот же файл, подписанный электронной подписью, указывая в приложении номер и дату соглашения.
Применение той или иной подписи зависит от того, какой документ подписывается и какая система используется для электронного документооборота. Возможности применения подписей описаны в ст. 22.3 ТК РФ.
Электронный документооборот компаний с поставщиками и заказчиками расширяется из года в год. На государственном уровне утверждается всё больше новых цифровых форматов документов, в том числе первичных бухгалтерских. При этом и требований к их обороту становится больше. Рассказываем подробно, как в 2022 году принимать к учёту электронные документы и какие условия нужно соблюсти.
Неофициальный сайт поддержки пользователей системы СБИС Онлайн. Техническая поддержка по установке программы, входу в личный кабинет, созданию отчетов и другим вопросам.
По результатам проверки отчетности проверочными программами ПФР страхователь получит в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный УКЭП. Если пришел протокол проверки отчетности, в котором содержатся сообщения об ошибках, необходимо устранить их и повторно представить отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные нормативными правовыми актами.
Работнику в информсистеме работодателя предоставлено право подписывать договоры, допсоглашения к ним, заявления на увольнение или отзыв такого заявления, согласие на перевод, приказы о дисциплинарном взыскании усиленной квалифицированной либо неквалифицированной подписью. Переход на электронный кадровый документооборот — одна из важнейших задач, которую законодатели планируют решить уже ближайшей осенью.
У работодателей появилась возможность внедрять в компании кадровый ЭДО. Трудовые договоры можно оформлять в электронном виде, а вот приказы об увольнении — нельзя.
В случае прекращения доверенности страхователь должен уведомить ПФР о прекращении полномочий представителя.
В частности, поправки в закон о персонифицированном учете (от 01.04.1996 № 27-ФЗ) уменьшают численность работников с 25 до 10 человек, при которой работодатели обязаны представлять в ПФР в электронной форме сведения о работающих у них лицах (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера).
Компаниям, уже работающим в данной сфере и значащимся в списках налоговиков, пока не нужно ничего делать для включения в новый Реестр. Данные переносятся в автоматическом режиме, но только на 90 дней. Далее придется обращаться в ФНС по месту регистрации и подтверждать свое соответствие требованиям, обозначенным законодательно.
Схемы подключения, бланки и списки документов могут отличаться в зависимости от региона РФ.
В 2021 году Министерство труда проводило эксперимент по переводу кадрового делопроизводства в электронный формат. 15.11.2021 года объявлено о завершении проверочных действий. И уже объявлен повсеместный перевод ИП и ЮЛ на «цифру».
Схемы подключения, бланки и списки документов могут отличаться в зависимости от региона РФ.
Сервис снабжён набором функций, которые помогут быстро создать и отправить документ, укажут на ошибки в документе в случае их обнаружения.
Причём указанное уведомление должно содержать протокол проверки с данными об ошибках и/или несоответствиях.
Порядок заполнения и предоставления Заявления на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР и Уведомления о предоставлении полномочий представителю.
Иные условия, которые целесообразно отразить в соглашении, можно найти в Методических рекомендациях по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами, утверждённых ФНС России 17 июня 2021 года. Документ носит рекомендательный характер.
Другие могут делать это по собственной инициативе. По данным Пенсионного фонда уже более 80% компаний и ИП направляют персонифицированные сведения по интернету. Соглашение об электронном документообороте с ПФР нужно тем, кто будет отчитываться по телекоммуникационным каналам связи.
А кто нибудь подумал о налогоплательщиках. Например о Микро и Малом бизнесе? Многим гражданам и ИПшникам Ваш ЭДО вообще не нужен.
Малый бизнес и электронный документооборот
Если заявление направлено по ТКС, заполнять соглашение не нужно.\n\n\n\nЧья подпись должна стоять на соглашении? Человека, который вправе подписывать отчетность в Пенсионный фонд, и на чье имя выпущен сертификат УКЭП. Чаще всего это руководитель компании. Иногда отчеты подписывает по доверенности другой сотрудник, например, главбух.
Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР). Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя.
Работодателю необходимо подготовить внутренний нормативно-правовой документ, регулирующий порядок перехода на ЭКДО. Это может быть приказ о переходе на кадровый электронный документооборот либо соответствующее положение.
Если работодатель решил внедрить в компании КЭДО, он должен издать об этом нормативный акт, например, специальное положение.
При размещении в личном кабинете страхователя документов в электронном виде от территориальных органов ПФР здесь автоматически формируется и размещается электронное уведомление о доставке.
Также в 2022 году бизнесменам будет предоставлена возможность формировать и согласовывать в электронном формате акты сверки расчетов и транспортные накладные.
Для этого необходимо предоставить ксерокопию его паспорта и документы, наделяющие другое ответственное лицо правом подписи.
Воспользуйтесь консультацией нашего менеджера. Мы поможем подобрать оптимальное решение для вашего бизнеса.
Если у представителя организации еще нет УКЭП, обратитесь за получением в специализированный центр (обязательно аккредитованный).
КЭДО невозможен без заверения документа электронной подписью как со стороны работодателя, так и сотрудника. В Соглашении должны быть указаны виды используемой сторонами электронной подписи, порядок использования цифровой подписи и т.п.
Как организовать подключение к ЭДО с ПФР
Особые требования к ПО не предъявляются. Можно заниматься его разработкой самостоятельно, заказать у программистов или инсталлировать одну из систем, представленных на рынке. Но здесь важна возможность наладить обмен информацией с используемой учетной системой.
Сдавать отчеты в ПФР в электронном виде можно только при помощи специальных программ электронного документооборота и отчетности, таких как «Астрал Отчет», «Контур-Экстерн», «СБиС++ Электронная отчетность» и другие.
Однако по мнению Минфина России, для электронных документов компании могли использовать только такие виды ЭП, которые предусмотрены Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (письма Минфина от 14 сентября 2021 года № 03-02-11/74628, от 2 июня 2021 года № 07-01-09/42718, от 24 мая 2021 года № 03-03-06/1/39611, от 26 февраля 2021 года № 03-03-06/1/13409).
Но за последние 2-3 года видов отчетности стало намного больше, причем прибавились не только ежегодные отчеты, но и ежемесячные.
У работодателя выбор ЭП небольшой — КЭП в собственной информсистеме и КЭП, НЭП госключ на «Работа в России». Сотрудник может удостоверять электронные документы в информсистеме работодателя при помощи КЭП, НЭП, НЭП госключ, на портале «Работа в России» с помощью КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги.
Чтобы получить сертификат ключа подписи руководителя организации, потребуется обратиться в удостоверяющий центр (с января 2022 года в ФНС или ее доверенный удостоверяющий центр) и оформить заявку. Это придется сделать до подачи документов в ПФР.
В таком же порядке могут представляться сведения страхователями с численностью менее 25 работающих у них застрахованных лиц.
Организации и ИП с меньшим штатом сотрудников тоже выиграют благодаря ЭДО. Ведь они смогут дистанционно, без лишних хлопот, отправлять в фонд все необходимые отчеты.
Должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, ПВТР, документы о приеме, переводе и документы по увольнению (кроме приказа об увольнении). Статья 22 ТК разрешили использовать НЭП для приема, перевода и для документов по увольнению (кроме приказа об увольнении).
С 1 января 2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте», утверждённый приказом Минфина России от 16 апреля 2021 года № 62н.
Установив специальную программу и купив электронную подпись, компания может направлять любые документы в ПФР и получить ответ в течение 2-3 часов. При таком подключении Соглашение и Заявление предоставлять лично в территориальные Управления ПФР не требуется.
Что нужно сделать, чтобы ПФР мог принимать у страхователя отчетность, направленную по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)? Существует два основных варианта действий.