Директор по персоналу – функции и задачи
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Директор по персоналу – функции и задачи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Руководитель должен уметь не только поощрять, но и наказывать. Не бойтесь давать негативную обратную связь, если работа выполнена неудовлетворительно, сорваны сроки и т.п. Это одна из обязанностей. Но негативная мотивация должна быть оправданной.
Какие качества нужно развивать
Профессионалу в этой профессии, крайне важно обладать многими качествами, но прежде всего это:
-
Общительность (для успешной карьеры в этой сфере надо уметь общаться и хорошо)
-
Стрессоустойчивость (как и любая работа с людьми, эта зачастую достаточно нервная, нужно уметь справляться со стрессом)
-
Многозадачность (практически любая руководящая должность требует умения справляться со многими задачами одновременно, данная не исключение)
-
Обучаемость (хорошая память и способность усваивать новую информацию, необходимое качество для сохранения своих навыков на актуальном уровне)
-
Лидерство (это должность начальственная, и надо учиться свободно управлять людьми)
При разработке стратегии уделяют особое внимание ключевым показателям HR-работы для отслеживания эффективности отдела. В функции директора по персоналу входит контроль сотрудников и всех процессов, связанных с человеческими ресурсами в компании.
Вот несколько примеров KPI, которые используются в крупных предприятиях:
- Коэффициент продуктивности персонала — метрика, которая показывает, насколько эффективно работают специалисты, привлеченные HR.
- Индекс удовлетворенности — исследуется с помощью анонимных опросов. Влияет на уровень текучести персонала.
- Индекс инноваций сотрудников — как часто специалисты предлагают новые решения, какой процент внедряемости инициатив.
- Качество и количество роста — насколько эффективно действует система грейдов, разработанная отделом HR.
- Доля ФОТ — эффективность расходов на персонал в соотношении с оборотом или доходом компании.
- Качество HR — показатель, который рассчитывается из опросов руководителей других отделов. Демонстрирует, насколько привлекаемые кадры соответствуют потребностям бизнеса.
- Коэффициент текучести — метрика, показывающая процент ухода сотрудников после найма в течение 90 или 365 дней.
Ошибка 4. Не буду ругаться лишний раз, зачем пугать сотрудников
Мягкость нельзя проявлять в контактах с контрагентами, партнерами, банками и всеми, с кем взаимодействует организация. Ставьте интересы компании на первое место, «продавливайте» их до последнего. Как только вторая сторона почувствует мягкость руководителя, сразу начнет диктовать свои условия игры.
Решение:
- Научитесь ругать сотрудников. Обещал сделать работу до 15 числа, а сегодня уже 17? Регулярно опаздывает на работу и не успевает на совещания? Негативная мотивация должна быть оправданной. Если есть реальный повод ругаться, штрафовать или лишить премии — действуйте! Персонал должен понимать, что за хорошее похвалят, а за плохое — накажут.
- Обсуждайте неудачи в спокойной обстановке. Нет ничего хуже, когда руководитель «взрывается» из-за каждой оплошности. Зачем это делать, если можно все обсудить спокойно? Только так вы донесете свою позицию до сотрудников и сможете добиться поставленных целей.
- Ставьте интересы компании на первое место. Если контрагент внезапно начал требовать снижение стоимости товаров без объективных оснований, не поддавайтесь на уловку и отстаивайте цену до последнего. Мягкие руководители всегда идут на уступки, в результате чего положительные финансовые результаты превращаются в отрицательные.
Ошибка 7. Я даю задачи, приоритеты и сроки пусть сами определяют
Постановка задач без сроков и приоритетов — прямой путь к низкой продуктивности. Сотрудник не знает, за что хвататься в первую очередь: подготовить отчет за сегодняшний день или разобраться в документации.
Если не говорить о сроках и приоритетах, задачи воспринимаются как срочные и важные или которые подождут. Например, разобраться в документации надо в течение нескольких часов (руководитель об этом знает, но не сказал). А сотрудник решил, что сделает постепенно в течение недели, выделяя немного времени каждый день. В результате рождается конфликт: директор недоволен, что поставленная задача выполняется слишком долго. Но на самом деле в этом виноват он сам.
Решение:
- Устанавливайте сроки выполнения. Если задача срочная, то так и скажите: надо сделать в течение нескольких часов. А если нет, тогда спросите у сотрудника, сколько времени потребуется на выполнение. Предложенные сроки не устраивают? Найдите с подчиненным компромисс и скорректируйте необходимое для выполнения время.
- Устанавливайте приоритеты. Сейчас у сотрудника в работе могут быть задачи с высоким приоритетом, которые надо выполнить в кратчайшие сроки. Прежде поинтересуйтесь, потребуется ли откладывать другие важные дела для выполнения текущего. Так вы определите, сроки каких задач можно перенести ради выполнения.
Какие функции возлагаются на начальника отдела кадров
Если опираться на справочник должностей, который утвержден Министерством труда России, начальника отдела кадров (ОК) относят к руководящему подразделению, и также могут называть:
• начальник кадрового отдела;
• руководитель ОК;
• заместитель гендиректора по персоналу.
В перечень функций, которые выполняет данный работник, относят:
• руководство персоналом;
• своевременная и качественная подготовка и последующее ведение внутренней документации;
• контроль и направление на курсы повышения квалификации штатных работников;
• наблюдение за качеством работы сотрудников;
• полная организация деятельности отдела кадров, несение ответственности за ее выполнение;
• ведение кадрового учета.
Эти пункты часто изменяются в соответствии с особенностями предприятия, на котором работает начальник ОК.
Почему данный документ желательно иметь на каждом предприятии
Главным документом, регулирующим взаимодействие между работодателем и начальником кадрового отдела, является трудовой договор. Однако иметь составленный и заверенный по всем правилам акт с перечнем должностных инструкций выгодно обеим сторонам. Здесь можно четко прописать все требования к специалисту и указать, какими правами он обладает. Если в этом документе не будет подписи руководителя, то он считается недействительным и не имеет силы.
Хоть инструкция необязательна, ее наличие на предприятии позволит работодателю выполнить следующие действия в отношении подчиненного:
• четко прописать требования к умениям, навыкам и образованию сотрудника;
• описать ряд полномочий;
• определить ответственность;
• в случае конфликта, использовать акт, как доказательство.
В основном документация подобного рода вводится в бюджетных учреждениях.
Смертельная ошибка № 9 — раздолбайство
Это можно описать так: делегировал-делегировал, да переделегировал. Можно настолько увлечься распределением полномочий, что перестать работать вообще. К сожалению директор, спихнувший все на заместителей и появляющийся в офисе на часок после обеда, — явление не единичное.
В целом главное здесь — чувствовать грань. С одной стороны, у идеального начальника все работает его непосредственного участия. С другой — нужно всегда держать руку на пульсе: знать, как идут дела, принимать ключевые решения, планировать основные направления развития.
Еще важно принимать участие в неформальной жизни команды. Не отстраняйтесь от новогодних корпоративов и выездов на природу, посещайте выступления вашей спортивной команды, если она есть. Словом, не игнорьте движуху вне офиса.
Организация процесса трудоустройства
Прием сотрудников на работу находится в компетенции кадровика. Причем на многих предприятиях есть отдельные менеджеры отдела HR: одни ищут нужных кандидатов (рекрутеры), другие проводят с ними обучающие мероприятия (тренинг-менеджеры), третьи занимаются ведением документации (специалисты по делопроизводству).
Какие задачи в этом случае стоят перед директором по персоналу? Полное курирование отдела рекрутинга. Сюда входит:
- проведение собраний, связанных с наймом персонала;
- составление перечня требований к соискателю на открытую вакансию;
- управление этапами собеседований с соискателями, которые претендуют на должность специалистов;
- личное интервьюирование кандидатов на управленческие должности.
Кто может стать директором по персоналу
Каждый ли HR-специалист может стать директором? Однозначно нет. Здесь недостаточно просто уметь управлять персоналом. Хороший эйчарщик – это не просто сотрудник. По мнению Александра Церковного, менеджера по работе с персоналом представительства компании Pepsi-Cola, HR-директор – это партнер в бизнесе. Он должен не только управлять человеческими ресурсами, но и хорошо понимать бизнес компании: не просто принимать решения, а оценивать их последствия для организации.
В подтверждение слов успешного эйчарщика – результаты опроса, который проводила для газеты «Ведомости» компания Accord Group. Для исследования было выбрано 16 руководителей отдела HR разных столичных офисов популярных российских и международных компаний. Почти 90% опрошенных считают, что начальник отдела кадров – это исполнитель, а директор – партнер. Половина респондентов, как оказалось, действительно входила в состав совета директоров компании.
Почему же не все компании признают важность именно руководителя по персоналу? По мнению начальника управления персоналом банка «Авангард» Александра Егорова, одна из причин – нежелание руководителей компании наделять такими полномочиями директора по персоналу, а вторая – нежелание бывших «кадровиков» брать на себя такую ответственность.
Тем не менее, эпоха «кадровиков» уже практически позади, и для успеха предприятия важно понимать всю значимость эйчарщиков и идти в ногу со временем.
Где найти таких специалистов? Лучший вариант – вырастить ценные кадры. Или можно воспользоваться сервисом размещения объявлений JCat и найти лучших сотрудников для своей организации.
Не скупитесь на похвалы
Многие руководители в нашей стране не любят хвалить подчиненных.
«Зачем мне хвалить людей за одни и те же вещи? Один раз похвалил, и достаточно. Второй раз за ТО ЖЕ САМОЕ хвалить не стану».
«Они по-хорошему не понимают. Когда их хвалишь, они садятся на задницу и перестают работать. Поэтому их надо чаще лупить, чтобы задницы-то свои от стулов отрывали».
«Я не буду хвалить за промежуточные вещи. Меня интересует только конечный результат. Вот когда закончится период, тогда и похвалю».
Это реальные мнения некоторых управленцев. Максим Батырев уверен, что эти утверждения ошибочны:
— Человек, выполнивший поставленную вами задачу или даже простую просьбу, должен получить похвалу, должен испытать чувство гордости за себя и за свои действия. Почувствовать себя героем.
Похвала — это выстраивание системы координат.
Сотрудник будет сосредоточиваться на том, за что его хвалят, хотите вы этого или нет. Главное — ХВАЛИТЬ ЛЮДЕЙ ТОЛЬКО ЗА ТО, ЧТО ТЫ САМ СЧИТАЕШЬ ПРАВИЛЬНЫМ (нужным, важным и т. п.). До каких пор это делать? Пока сами сотрудники не научатся себя хвалить за те вещи, которые вы считаете правильными.
А когда человека все время бьют, загоняют в рамки, применяют силу и власть, он просто научится защищаться и, скорее всего, покинет вас при первом удобном случае. Так и будет, если не хвалить.
Не допускайте неоднозначностей в работе
Одна из функций современного руководителя — формирование у людей верного представления о компании, в которой они работают. А недостаток информации приводит к тому, что сотрудник заполняет пустое пространство в своей голове тем, чем не нужно. В 100% случаев.
Максим Батырев:
— Чем выше в иерархической пирамиде ты находишься, тем, соответственно, дальше от тебя сотрудники. И тем меньше доходит до них правильной, с твоей точки зрения, информации. Даже самой прекрасной и радостной, которую ты хотел бы донести.
Если тебя от сотрудников отделяет одно звено, она будет слегка искажена и чуточку окрашена под мнение менеджера. Если тебя отделяет два звена, она будет искажена сильно, и те мотивы и посылы, которые ты направил людям, окажутся утрачены. Останется сухой остаток. Через три звена информация не дойдет.
Поэтому очень важно, чтобы у сотрудников всегда имелась возможность дотянуться до реальной объективной картины происходящего.
Осенью 2012 года до меня доползли слухи, что «все плохо». Что сотрудники начинают жаловаться на несправедливость, невезение, непонимание и прочие «не-». Тогда я впервые решил провести нечто наподобие пресс-конференции.
Я сделал следующее: дал команду, чтобы в подразделениях расставили ящики с щелью в крышке. Так у людей появилась возможность бросать туда бумажки с анонимными вопросами. Результат не заставил себя ждать.
У меня появилась возможность объяснить взрослым людям взрослым языком свою директорскую позицию, чем я с радостью и воспользовался.
Я отвечал на все без исключения вопросы, что заняло около двух часов, отвечал однозначно. Наполнял вакуум информацией, которой было нужно наполнить головы моих дорогих сотрудников: про карьеру, перспективы, тенденции, почему мы принимаем такие-то решения и куда мы движемся…
После той конференции атмосфера в департаменте выровнялась на глазах. Видимо, в мозгах не осталось неоднозначностей, которые всегда трактуются не в пользу работодателя.
Второй путь — исходим из численности персонала
Этим способом пользуются чаще всего, так как вполне логично, что при увеличении численности штата нагрузка на отдел кадров возрастает. Но одной информации о количестве работников явно мало, следует определить перечень функций, возложенных на кадровиков. Нередко к их задачам относятся:
Но даже и без этих дополнительных функций одного работника-кадровика обычно принимают на каждые 150-200 человек персонала. Это очень приблизительный расчет, так как не принимается во внимание текучесть и реальный объем обрабатываемых документов. Кроме того, специфика деятельности организации способна как уменьшать нагрузку, так и увеличивать ее. Предприятия с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры, оформление дополнительных льгот, являются, конечно же, более сложными с точки зрения кадрового учета.
Руководители отдела кадров занимают уникальную позицию в организации. С одной стороны, они являются руководителями их собственных команд и подразделений, а с другой стороны, они представляют собой мост между организацией (бизнесом) и остальными сотрудниками и руководителями.
Таким образом, помимо заботы о собственных подчинённых, включающей мотивацию сотрудников, вовлечённость, развитие, HR-менеджеры должны проектировать, разрабатывать и внедрять системы, которые будут помогать остальным руководителям в области мотивации сотрудников и их развития. Руководители отдела кадров должны беспокоиться об интересах компании, её планах и стратегии. В конечном итоге, работа HR-менеджеров состоит в наборе, мотивации и развитии подходящих людей для эффективного и успешного исполнения стратегии организации.
Такое особое положение требует определённого набора компетенций, навыков и знаний, которые позволят HR-менеджеру быть успешным на своей работе. Некоторые из этих навыков общие для всех руководящих должностей, в то время как другие являются уникальными для этой конкретной позиции.
Если и существует руководитель, который должен обладать великолепными навыками коммуникации, то это руководитель отдела кадров. Необходимость иметь дело со всеми сотрудниками организации означает работу с людьми, имеющими различные типы характера, профессии, базовое образование, культурные принадлежности, интересы, предубеждения. Для того, чтобы справляться с подобной задачей, HR-менеджер должен быть отличным оратором и при этом уметь слушать. Это означает, что он должен знать, как донести сообщение и убедиться, что оно правильно интерпретировано.
С другой стороны он должен уметь слушать и при этом понимать, что другие хотят ему сказать. Он должен уметь вести беседу (не важно, при этом выступает он в роли оратора или слушателя) таким образом, чтобы обе стороны могли вынести максимум пользы из неё. Таким образом, руководитель отдела кадров должен быть активным слушателем, который понимает смысл сообщения, прислушиваясь к словам, чувствуя эмоции и читая язык тела собеседника.
Вы наверняка слышали высказывание: «единственная постоянная вещь в мире – это перемены». Существуя в постоянно меняющейся, динамичной и глобализованной среде, организации должны постоянно меняться для того, чтобы адаптироваться, выживать и побеждать. Все изменения в организации так или иначе влияют на людей.
Отдел кадров может проводить изменения внутри отдела, но так же он является основной движущей силой и лидером некоторых очень важных перемен в организации в целом, таких как реорганизации, развёртывание новых систем, реструктуризация, сокращения.
В обоих случаях отдел кадров должен принять меры для того, чтобы помочь сотрудникам и руководителям справиться с переменами и получить максимальную выгоду в каждой ситуации. Одно плохо спланированное изменение может иметь разрушительное влияние на моральный дух сотрудников, их вовлечённость и мотивацию.
Быть успешным в управлении изменениями означает не только знать, как справляться с переменами, но в основном уметь начать, спланировать и управлять процессом перемен для постоянного совершенствования систем, процессов и моделей. Для того, чтобы преуспеть в этом, руководитель отдела кадров должен знать как продвигать, развивать и поддерживать инновации.
Развитие HR-маркетинга
Еще одна важная задача директора по персоналу – развитие кадрового маркетинга. Если рассматривать функциональные задачи более конкретно, это будут:
- Развитие корпоративной культуры предприятия. Если организовать этот процесс правильно, все сотрудники будут максимально мотивированы и заинтересованы в работе. Они станут эффективнее выполнять свои должностные обязанности, что будет способствовать более быстрому достижению целей компании.
- Создание положительной репутации компании. Важно, чтобы все сотрудники предприятия были удовлетворены условиями труда (рабочее место, график, оплата и прочее). Тогда у компании будет лучшая репутация среди соискателей. А это, в свою очередь, позволит организации привлечь талантливые кадры.
Кто может стать директором по персоналу
Каждый ли HR-специалист может стать директором? Однозначно нет. Здесь недостаточно просто уметь управлять персоналом. Хороший эйчарщик – это не просто сотрудник. По мнению Александра Церковного, менеджера по работе с персоналом представительства компании Pepsi-Cola, HR-директор – это партнер в бизнесе. Он должен не только управлять человеческими ресурсами, но и хорошо понимать бизнес компании: не просто принимать решения, а оценивать их последствия для организации.
В подтверждение слов успешного эйчарщика – результаты опроса, который проводила для газеты «Ведомости» компания Accord Group. Для исследования было выбрано 16 руководителей отдела HR разных столичных офисов популярных российских и международных компаний. Почти 90% опрошенных считают, что начальник отдела кадров – это исполнитель, а директор – партнер. Половина респондентов, как оказалось, действительно входила в состав совета директоров компании.
Почему же не все компании признают важность именно руководителя по персоналу? По мнению начальника управления персоналом банка «Авангард» Александра Егорова, одна из причин – нежелание руководителей компании наделять такими полномочиями директора по персоналу, а вторая – нежелание бывших «кадровиков» брать на себя такую ответственность.
Тем не менее, эпоха «кадровиков» уже практически позади, и для успеха предприятия важно понимать всю значимость эйчарщиков и идти в ногу со временем.
Где найти таких специалистов? Лучший вариант – вырастить ценные кадры. Или можно воспользоваться сервисом размещения объявлений JCat и найти лучших сотрудников для своей организации.
Ответственность начальника отдела кадров
Зоны ответственности руководителя ОК неразрывно связаны с его функциями. Каждый работодатель решает сам, указать ли в инструкции все случаи, в которых начальник ОК несет ответственность, или ограничиться общими формулировками. В любом случае руководитель отдела кадров должен нести ответственность за:
- Незнание или ненадлежащее выполнение своих должностных функций и обязанностей.
- Нарушения, совершенные при осуществлении трудовой деятельности.
- Материальный ущерб работодателю.
- Ни одна из предусмотренных обязанностей не будет нарушать действующее законодательство. В идеале для каждой статьи дайте ссылку на соответствующую статью TC.