Порядок оформления разъездного характера работы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок оформления разъездного характера работы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.

1. Заработную плату начислять нужно в соответствии с установленной системой оплаты труда на основании табеля учета рабочего времени. В табеле фиксируется отработанное время водителем, включая работу в выходные дни и в ночные часы, сверхурочная работа, если водители привлекаются. В отношении водителей необходимо учитывать особенности их труда и отдыха, время управления автомобилем.
2. Водителям с разъездным характером работ или работой в пути работодатель обязан возмещать расходы, связанные с такой работой. Фиксированные суммы компенсации трудовым законодательством не установлены, как и лимит по России и зарубежью не установлен. Расходы возмещаются на основании подтверждающих документов.НДФЛ и страховыми взносами данные выплаты не облагаются, так как они признаются компенсационной выплатой, предусмотренной законодательством.
3. Размер и порядок возмещения расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Что такое разъездная работа

В Трудовом кодексе про разъездной характер работы упоминается дважды. В статье 57 говорится, что условия, его определяющие, должны быть включены в трудовой договор. В статье 168.1 говорится о возмещении связанных с такой работой расходов. Однако явных признаков разъездной работы не приводится. Нет единого мнения о них и среди специалистов, хотя эта тема не первый год обсуждается представителями налогоплательщиков и властей.

Поэтому работодателям нужно позаботиться об оформлении самим — подготовить локальные нормативно-правовые акты, дополнения к трудовым договорам, а также всегда оформлять документы, которые подтвердят разъезды. Только в этом случае можно рассчитывать на то, что налоговики признают правомерность освобождения сумм компенсации от налогов и сборов.

Прежде всего нужно определиться, что в организации будет считаться разъездной работой. В зависимости от того, что прописано в документах, одни и те же функции сотрудников могут быть расценены по-разному.

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ служебных поездок работника ООО «МАК» на «10» апреля 2012 года

Сотрудник: Бегунов Егор Сергеевич

Должность: курьер

 N 
п/п

Наименование
 организации

 Адрес 

 Цель поездки 

 Вид 
транспорта

Подтверждающий
 документ 

Время
 (ч, 
мин.)

 Подпись 
принимающей
 стороны 

 1 

ЗАО 
"Магистраль"

г. Н. Новгород,
ул. Рябцева, 
д. 6 

Доставка 
корреспонденции

Автобус 

Проездной на 
апрель 2012 г.

10.30

Данилова 

 2 

Почтовое 
отделение 
N 65 

г. Н. Новгород,
ул. Дьяконова, 
д. 23 

Получение 
ценной 
бандероли 

Маршрутное
такси 

Проездной 
билет 

11.30

...

 ... 

 ... 

 ... 

 ... 

 ... 

 ... 

 ... 

Доплата за разъездной характер работы

Работникам, которые большую часть времени находятся в разъездах, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, а именно:

• расходы на проезд;
• расходы по аренде помещения для проживания;
• другие расходы, совершенные работниками и согласованные с работодателем.

Для начисления компенсации являются основанием следующие документы:

• Документ организации, в котором перечислен список работников, которым назначен особый характер работы. Например, приказ;
• Трудовой договор с работником или доп.соглашение к договору, в котором прописан характер работы работника;
• Документы, в которых указан размер компенсации работнику (он может быть установлен, например, и в трудовом договоре);
• Документы, подтверждающие траты работника, а также его нахождение в разъездах. Это могут быть отчеты о выполненной работе, авансовые документы и документы, подтверждающие понесенные расходы.

Любой работодатель непременно должен помнить о том, что в ряд его основных обязанностей, возложенных на него трудовым законодательством, является обеспечение надлежащих условий для исполнения работником оговоренной деятельности. Важно отметить, что эти условия также должны быть прописаны в документе.

Стоит отметить, что основное условие трудового договора с водителем-дальнобойщиком (образец РК представлен в статье) состоит в обозначении безопасности как самого транспортного средства, так и работника.

Для обеспечения такого требования законом установлена необходимость регулярного проведения техосмотра механиком транспортного средства (периодичность должна быть определена текстом соглашения). Нередко во избежание непредвиденных ситуаций заключенным соглашением предусматривается наложение запрета на эксплуатацию рабочего транспорта в личных целях, во внерабочее время или без наличия на то путевого листа.

Кроме всего перечисленного, соглашением непременно должен быть предусмотрен определенный режим отдыха работника.

Разъездной характер работы – что это значит?

Взаимоотношения между работником и работодателем регулируются Трудовым Кодексом РФ. В нем расписан порядок оформления работника в кадровом отделе, его права, обязанности и иные положения.

Работа, предполагающая частые выезды, имеет практическое значение. В законодательстве 2018 года подобной формулировки в прямом виде нет.

Однако многие компании в штате имеют сотрудников, чьи трудовые обязанности не привязаны к определенному месту и имеют разъездной характер работы.

Кадровая служба предприятия в 2018 году должна оформить таких сотрудников с учетом их условий труда и в рамках законодательства. За правильностью оформления работников с разъездным характером работы в штат, а также за соблюдением их прав следит инспекция труда.

В случае правонарушений работник может пожаловаться, а предприятие рискует попасть под штрафные санкции.

С этой точки зрения важно, чтобы сотрудник с разъездным характером работы своевременно получал возмещение расходов, надбавки, премиальные и иные дополнительные выплаты.

Критерии работы с разъездным характером

Критерии разъездной работы работодатель определяет самостоятельно.

В законодательстве нет ни легального определения, ни четких критериев разъездного характера работы. Вместе с тем с учетом разъяснений государственных органов и судебной практики можно сделать вывод, что определяющими признаками разъездного характера работы являются следующие:

— исполнение основных (ключевых) обязанностей работника требует разъездов;

— значительный объем рабочего времени работник фактически проводит за пределами территории работодателя, исполняя обязанности в пределах такого времени.

Иные критерии зависят от конкретной должности работника, исполняемой им трудовой функции, частоты разъездов и могут быть определены работодателем в индивидуальном порядке. Например, в некоторых государственных органах и учреждениях показатель особого характера работы — возможность ежедневно возвращаться к месту жительства. При разработке внутренних документов компании работодатель вправе использовать формулировки из этих нормативных актов.

Также в локальном нормативном акте работодателю предстоит определить перечень должностей (профессий) с разъездным характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Кроме того, в трудовом договоре следует закрепить обслуживаемую территорию. Именно в ее границах работник с разъездным характером работы будет совершать служебные поездки.

Законодательно не установлено, какими пределами может ограничиваться территория обслуживания. Как правило, указывают субъект Федерации или отдельный район субъекта. Впрочем, при необходимости указывают несколько субъектов Российской Федерации или всю ее территорию.

Разъездной характер работы предполагает, что значительный объем рабочего времени работник проводит за пределами территории работодателя. Следует учитывать, что в законодательстве отсутствует запрет направлять работников, которым установлен разъездной характер работы, в служебные командировки. Это возможно в тех случаях, когда такое направление не соответствует по своим характеристикам, установленным работодателем, признакам служебной поездки при разъездном характере работы. Например, если определяющим критерием разъездного характера работы является исполнение в служебных поездках основных обязанностей работника, то направление на обучение или семинар, посещение которого не входит в типичный круг обязанностей работника, должно считаться именно служебной командировкой. Аналогичный подход должен применяться, если работник направляется за пределы установленной для него зоны обслуживания.

Таким образом, при установлении работникам разъездного характера работы работодателю потребуется локальный нормативный акт с критериями такой работы и перечнем должностей, предполагающих постоянные разъезды. Зону обслуживания лучше закрепить в трудовом договоре с работником.

Работник с разъездным характером работы может выполнять обязанности в регионах, где у работодателя нет обособленных подразделений. Но создавать его специально и ставить на учет в налоговом органе не нужно. Обособленное подразделение — любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (п. 2 ст. 11 НК РФ). Рабочее место считается оборудованным, когда созданы все необходимые для исполнения трудовых обязанностей условия и на нем работники выполняют такие обязанности.

. Если для работника с разъездным характером работы не создается стационарное рабочее место, то оснований для постановки на учет в налоговых органах обособленного подразделения по месту осуществления таких работ не возникает (письма Минфина России от 28.07.2011 № 03-02-07/1–265 , от 01.03.2012 № 03-02-07/1–50 , от 24.05.2013 № 03-02-07/1/18634).

Какая работа разъездного характера?

Готового списка разъездных работ по законодательству не существует. Причина кроется в специфике каждого из видов выездной деятельности. Например, адвокат может один день сидеть в офисе, а в другой день может разъезжать по судам и следствиям. Или другой вариант, няня может целый день работать в детском саду или приезжать на дом. При таком раскладе работодатель или кадровик уже самостоятельно определяют, какую работу отнести к категории разъездной. Перечень таких работ во внутреннем документообороте предприятия должен закрепиться специальным нормативным актом компании. Это требования статьи 57 ТК РФ.

Кроме того, условия выезда в 2020 году должны отражаться в трудовом договоре и должностной инструкции работника. Но если работник изначально работал на локальной работе, и потом перевелся на должность выездного характера, то к трудовому договору прикрепляется дополнительное соглашение, отражающее данный факт.

Есть очевидные виды работ, где нет дилеммы: исследователи природных явлений, торговые агенты, доставщики товаров, специалисты по недвижимости. Их деятельность предполагает постоянное перемещение.

ВАЖНО

Следует учитывать, что оформление трудового договора в 2018 году с отклонениями от норм закона влечет за собой финансовое наказание в виде штрафов. Например, если нарушение допущено должностным лицом, с него взимается штраф в размере 20 тысяч рублей, с индивидуального предпринимателя – 10 тысяч рублей. А юридические лица лишаются 100 000 рублей собственных денег. Неоднократное нарушение ТК влечет за собой увеличение штрафов в два раза и дисквалификацию должностного лица до 3 лет.

Особенности разъездного характера работы

Работа с разъездным характером носит постоянный характер. На нанимателя возложена прямая обязанность обеспечить работника средствами, необходимыми для выполнения им своих трудовых обязанностей (например, у водителя могут возникнуть дополнительные расходы, связанные с поломкой в поездке транспортного средства. Эти расходы несет наниматель).

В отличие от командировочных расходов, которые выплачиваются работнику только за время командировки, компенсация (надбавка) за разъездной характер работы выплачивается работнику постоянно в составе заработной платы. Наниматель не спрашивает согласия у работника на каждую служебную поездку. При разъездном характере работы нет необходимости оформлять каждую служебную поездку работника.

Работа с разъездным характером, в отличие от служебной командировки, носит постоянный характер и осуществляется работником в рамках выполнения трудовых функций.

Компенсации при разъездном характере работ

Еще одним немаловажным вопросом, заботящим многих работодателей, у которых уже предусмотрен разъездной характер работы сотрудников, и тех, которые только хотят его установить, является вопрос о гарантиях и компенсациях, их размерах и порядке предоставления.

Перечень компенсаций работнику при направлении его в служебную поездку законодательно установлен (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). В нем упомянуты:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Как указать разъездной характер работы в трудовом соглашении

Разъездной характер вписывают в договор лишь в том случае, когда в обязанности отдельного сотрудника будут входить регулярные поездки. Даже если это будут перемещения, например, из основного офиса в его филиал. При этом необходимо знать, что должность такого работника обязательно должна быть в Перечне работ, профессий, должностей работников, постоянная трудовая деятельность которых носит разъездной характер.

Подобный список должен быть на каждом предприятии и, как правило, он прилагается к акту или коллективному соглашению на местном уровне. Указанная норма закреплена в ч. 2 ст. 168.1 Трудового Кодекса РФ.

Также в трудовом соглашении, местном акте по предприятию или коллективном соглашении с работником лучше всего четко прописать размер и порядок возмещения трат, которые связаны с разъездами. В том случае, если те или иные поездки осуществляются работником предприятия в пределах определенного населенного пункта, а есть необходимость направить его за пределы, уже появляется необходимость в оформлении командировки. Это касается тех моментов, когда в трудовом соглашении работника нет указания, что его труд носит разъездной характер.

Образец трудового договора с разъездным характером работы можно скачать ниже:

Когда возникает потребность в правильном оформлении документов и ведения отчетности, следует учитывать, что разъездная деятельность, практикуемая на предприятии для конкретных должностей, должна найти свое отражение в следующих документах:

1. Коллективный договор или внутренний акт предприятия, устанавливающий правила перемещения сотрудников в процессе исполнения обязанностей (это может быть приказ или издание положения, другой вариант регламента) с указанием конкретных должностей, профессий. В нормативном акте указывают правила оформления документации, отражающей отчеты по служебным поездкам.
2. Трудовой договор при приеме на работу.

Похожие записи:

• Штраф за езду без прав после лишения в 2023 году
• По каким специальностям больше нельзя будет получить ученую степень?
• Как пенсионеру рассчитать прибавку к пенсии с 1 января 2023 года самостоятельно?