Какие документы должны храниться в личном деле муниципального служащего 2023 год
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы должны храниться в личном деле муниципального служащего 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.
Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.
Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).
Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).
Формирование и ведение личного дела
Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:
- наименование организации;
- структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
- номер личного дела;
- заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
- дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
- дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
- количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
- срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:
- личная карточка по форме Т-2;
- анкета;
- резюме;
- заявление о приеме на работу;
- копия приказа о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.
Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:
- номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
- графу «порядковый номер документа»;
- графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
- графу «дата документа»;
- графу «заголовок документа»;
- графу «дата включения документа в личное дело»;
- графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).
Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.
Документы для формирования личного дела
Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.
Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.
Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:
- Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
- Заявление о приеме;
- Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
- Копия военного билета (при наличии)
- Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
- Справки об отсутствии судимости.
- Справки с прежних мест работы и т. д.
Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:
Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:
- Должностная инструкция;
- Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
- Согласие на обработку ПД;
- Заявление о предоставлении вычетов;
- Заявления на отпуска;
- Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
- Справки о последующих медосмотрах;
- Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
- Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.
Оперативное хранение и учет
Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.
Оформление личной карточки работника
Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.
Некоторые записи, например о владении работником иностранными языками или о месте его фактического проживания, вносятся в личную карточку со слов работника. Сведения, отраженные в личной карточке, визируются работником и изменяются сотрудником кадровой службы по мере необходимости.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм рекомендуется указывать степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Документы о награждении
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий: | (1) В случае принятия решения об отказе – 5 лет
(2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий – 10 лет |
|
| а) в награждающих организациях; | Постоянно (1) (2) | |
| б) в представляющих организациях | 5 лет | |
| Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград | Постоянно | – |
| Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград | 50/75 лет | – |
| Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций | Постоянно | – |
| Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных | 10 лет | – |
| Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных | 10 лет | – |
| Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета | 10 лет | – |
| Книга почета организации | Постоянно | – |
| Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | 5 лет | – |
Личное дело государственного служащего
Курсовая работа
на тему: «Личное дело госслужащего»
Введение
Тема моей курсовой работы — личное дело государственного служащего. Данная тема носит актуальный характер в современных условиях. Актуальность настоящей работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме «Личное дело государственного служащего» в современной науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.
Объектом данного исследования является анализ условий «Личное дело государственного служащего»
При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов.
Целью исследования является изучение темы «Личное дело государственного служащего».
Также в моей курсовой работе будет практическая часть. Здесь я ставлю перед собой задачи:
· Научиться составлять документы;
· Оформление личного дела на отдельного сотрудника;
· Составление приказов;
· Внесение записей в регистрационный журнал о составленных приказах.
1. Личное дело госслужащего
1.1 Основные понятия
Личное дело госслужащего начинается с даты поступления на государственную гражданскую службу и заканчивается в последний рабочий день на государственной гражданской службе. В течение своей трудовой деятельности человек может неоднократно возвращаться на госслужбу и каждый раз его личное дело будет вместе с ним возвращаться в отдел кадров того государственного органа, где он будет работать.
На одного государственного служащего не может быть заведено несколько личных дел.
Основными нормативными документами, в соответствии с которыми формируются личные дела, являются:
· Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
· Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»;
· Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 №609;
· ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
· Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службы Российской Федерации 06.10.2000.
1.2 Персональные данные госслужащего
В соответствии со статьей 13 Закона №79-ФЗ гражданский служащий — гражданин Российской Федерации, осуществляющий профессиональную служебную деятельность на должности гражданской службы.
В свою очередь, согласно пункту 1 статьи 3 Закона №152-ФЗ персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному лицу: фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное положение, образование, профессия и др.
Персональные данные гражданского служащего — это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в его личном деле. В государственном органе должно быть разработано и утверждено положение о защите персональных данных сотрудников. Все сотрудники государственного органа знакомятся с положением под роспись (пункт 2 Положения).
Следует обратить внимание, что в настоящее время перечень персональных данных гражданского служащего не установлен. В ряде статей Закона №79-ФЗ (статьи 24, 26, 49) определен перечень документов, необходимых для заключения служебного контракта, назначения на должность и ее прохождения, а Положение содержит перечень документов, приобщаемых к личному делу (пункт 16 Положения).
Актом государственного органа (приказом или распоряжением) определяется круг лиц, уполномоченных на работу с персональными данными сотрудников государственного органа: получение, обработка, хранение, передача и любое другое использование данных. Обычно это сотрудники отдела кадров. Они обязаны обеспечить защиту персональных данных от несанкционированного доступа посторонними лицами или их утраты.
Порядок работы с личными делами целесообразно отразить либо в локальном положении о защите персональных данных, либо в соответствующей инструкции.
Личные дела необходимо включить в номенклатуру дел кадровой службы государственного органа с указанием сроков хранения. Согласно Перечню типовых управленческих документов, утвержденному Росархивом 06.10.2000, срок хранения личных дел составляет 75 лет с года расторжения трудовых отношений с работником.
Личные дела государственных гражданских служащих хранятся в кадровой службе, а личные дела уволенных сотрудников — в архиве государственного органа. Для обеспечения сохранности и конфиденциальности документов личные дела должны храниться в сейфах или закрывающихся металлических шкафах. Личные дела располагаются на усмотрение работников кадровой службы в алфавитном порядке, или по структурным подразделениям государственного органа, или по порядковым номерам. Доступ к личным делам имеют только уполномоченные должностные лица.
Практика свидетельствует, что ведение журнала личных дел, несмотря на то, что никакими документами это не регламентировано, представляется целесообразным.
2. Порядок формирования личных дел
Обязанность по ведению личных дел гражданских служащих в государственном органе в соответствии с пунктом 10 Положения возлагается на кадровую службу.
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
- формируемые в момент устройства человека на работу;
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
В первую группу входят:
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- различные акты и уведомления.
Правовые аспекты ведения личного дела государственного служащего
«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 1
Правовые аспекты ведения личного дела государственного служащего
На любом предприятии очень важно систематизировать учет и хранение информации о сотрудниках, то есть персональные данные. Каждый кадровик должен знать, какие люди работают в организации. Поэтому многие работники отдела кадров ведут либо личную карточку по форме Т-2 , либо личное дело. Но если для коммерческих структур существует выбор, в какой форме они будут систематизировать данные о работниках, то для гражданских служащих форма четко регламентирована. Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ) определяет, в каком виде должны быть представлены персональные данные служащего — личное дело. Рассмотрим, что же такое персональные данные, как построить, оформить и вести личное дело, какую информацию и в каком порядке размещать в деле.
———————————
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Персональные данные и их состав
Закон N 79-ФЗ устанавливает правила обращения с персональными данными гражданских служащих, определяет требования, обязательные для соблюдения кадровой службой государственного органа при их обработке, хранении и передаче. Однако в нем не содержится определения понятия «персональные данные гражданского служащего», а также разъяснения, что включается в это понятие. В ст. 85 ТК РФ персональные данные определяются как информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями. Государственная служба трактует его как сведение о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющее идентифицировать его личность и содержащееся в личном деле гражданского служащего либо подлежащее включению в него (п. 2 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела ) (далее — Положение).
———————————
Утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609.
В ст. 42 Закона N 79-ФЗ установлены детальные требования, которые должны соблюдаться кадровой службой государственного органа при обработке персональных данных гражданского служащего. Под данной обработкой понимаются отдельные действия или операции, выполняемые кадровиком государственного органа с персональными данными гражданского служащего (сбор, запись, организация, упорядочивание, накопление, хранение, обновление или изменение, извлечение, группирование, использование, раскрытие, распространение, обезличивание, уничтожение и т.п.). Эти действия могут осуществляться либо с помощью средств автоматизации, либо без их помощи. Чтобы регламентировать работу с персональными данными, ч. 4 ст. 42 Закона N 79-ФЗ предусматривается издание Положения.
Необходимо помнить, что при работе с персональными данными представитель нанимателя обязан обеспечивать их защиту от неправомерного использования или утраты.
В Законе N 79-ФЗ прямо не устанавливается перечень персональных данных служащего. Президент РФ в Положении также не указал на состав этих данных.
Но следует обратить внимание на статьи Закона N 79-ФЗ, которые определяют перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением (ст. ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др.), а п. 16 Положения содержит список документов, приобщаемых к личному делу. Эти документы стоит отнести к обязательным данным для представления государственными служащими. Однако, помимо подобных сведений, наниматель имеет право включать в состав персональных данных и иные, обусловленные спецификой гражданской службы в данном государственном органе и необходимые для обеспечения его деятельности сведения. Например, личный листок по учету кадров или архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной ответственности, которые помогут специалисту кадровой службы в принятии решений при написании характеристики, формировании кадрового резерва, аттестации и иных ситуациях (в частности, при необходимости расширить круг служебных обязанностей).
Правовой режим персональных данных
Закон N 79-ФЗ не устанавливает правового режима персональных данных служащих. Но существующие правила обращения с этими данными свидетельствуют о том, что они имеют строго конфиденциальный характер, за исключением случаев, определенных законами и иными нормативными правовыми актами. Этот вывод подтверждается и Положением. Пунктом 11 предусмотрено, что сведения, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в них, являются информацией, носящей конфиденциальный характер (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).
Защиту персональных данных государственных гражданских служащих обязан обеспечивать наниматель во избежание несанкционированного доступа к ним, их блокирования или раскрытия, а равно их случайного уничтожения, изменения или утраты.
Оформление личного дела
Прежде всего надо заметить, что в качестве рекомендательных нормативных актов можно использовать Закон N 79-ФЗ и Положение, а также правила оформления и хранения документов — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения .
Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Утвержден Росархивом 06.10.2000.
Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
Предоставление сведений средствам массовой информации
Некоторые персональные данные отдельных категорий государственных служащих могут быть предоставлены средствам массовой информации. Пунктом 5 ст. 20 Закона N 79-ФЗ разрешено оглашение сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ. Такие сведения опубликовываются общероссийскими и региональными средствами массовой информации после их обращения с одновременным информированием об этом указанных служащих.
Средствам массовой информации предоставляются следующие сведения:
- декларированный годовой доход;
- перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;
- перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.
Такие сведения даются на основании данных, имеющихся в кадровой службе государственного органа на дату получения обращения соответствующего средства массовой информации.
Кадровику представителя нанимателя следует помнить, что в предоставляемых средствам массовой информации сведениях запрещается указывать:
- иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
- данные о супруге, детях и иных членах семьи гражданского служащего;
- данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации гражданского служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;
- данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;
- информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.
В обязанности кадровой службы государственного органа, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входят:
- приобщение установленных документов к личным делам гражданских служащих;
- обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;
- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих;
- предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ, для опубликования общероссийскими средствами массовой информации по их обращениям;
- информирование указанных гражданских служащих об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих;
- ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по его просьбе и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством.
Хранение личного дела
Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).
Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел. При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.
Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).
Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:
- на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
- свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
- доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
- требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.
А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.
Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.
Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.
Из чего состоит (структура)
Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.
Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:
- согласие на обработку персональных данных;
- копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
- заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
- справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
- трудовой договор (экземпляр работодателя);
- копию приказа о приеме на работу;
- договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
- договор о материальной ответственности и т. д.
В период работы досье пополняют:
- аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
- копии документов о повышении квалификации;
- копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.
Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.
Понятие обработки ПДн
Обработкой персональных данных, о которой говорится в статье 85 ч. 2 ТК РФ, является совокупность определенных действий, которые возникают при:
- создании базы информационных ресурсов в результате получения, хранения, документирования сведений о конкретном сотруднике в порядке, оговоренном статьей 86 ТК РФ;
- применении конкретных документов, другой информации, входящей в состав персональных данных государственного служащего, хранящихся работодателем с соблюдением установленного порядка;
- передаче иным лицам с соблюдением требований, изложенных в статье 88 ТК РФ, каким-либо другим способом, если такие действия не противоречат требованиям актуальных законодательных документов;
- предоставлении сотруднику доступа к его ПДн в соответствии с требованиями статьи 86 ТК РФ.
Документы о награждении
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий: | (1) В случае принятия решения об отказе – 5 лет
(2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий – 10 лет |
|
| а) в награждающих организациях; | Постоянно (1) (2) | |
| б) в представляющих организациях | 5 лет | |
| Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград | Постоянно | – |
| Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград | 50/75 лет | – |
| Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций | Постоянно | – |
| Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных | 10 лет | – |
| Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных | 10 лет | – |
| Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета | 10 лет | – |
| Книга почета организации | Постоянно | – |
| Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | 5 лет | – |
Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2019 году
В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.
Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито.
При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель.
На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.
Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.