Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Правильность оформления документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30-97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в том числе и секретари, всегда большое событие. Новому стандарту будут посвящены занятия по повышению квалификации, тренинги, семинары. Стандарт станет составной частью курса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Создание любого служебного документа предусматривает два этапа: составление текста и непосредственно оформление документа.
Содержание:
Оформление согласования документа
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа.
Использование в качестве никнейма нецензурных слов и выражений; выражений, нарушающие законы Российской Федерации, нормы этики и морали; слов и фраз, похожих на никнеймы администрации и модераторов.
Если документ подписывается сразу несколькими лицами, имеющими равные должности, подписи должны располагаться на одинаковом уровне. Юридическая сила документа подтверждается гербовой печатью. Оттиск печати, согласно правилам, должен захватывать часть подписи и названия должности лица, который подписывает документ.
Правила оформления документов. Часть 1 (Схема расположения реквизитов)
Пожалуй, самое главное содержится в его введении – требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, а не обязательными. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Когда таблица размещена более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Любые деструктивные действия по отношению к данному ресурсу (деструктивные скрипты, подбор паролей, нарушение системы безопасности и т.д.).
При наличии нескольких адресатов слово «Копия» перед наименованиями второго, третьего, четвертого адресатов не пишут. Если адресатов больше четырех, составляют список рассылки документа.
Нарушения 2-й категории: Наказываются полным запретом на отправления любых видов сообщений сроком до 7 суток. 4.1.Размещение информации, подпадающей под действие Уголовного Кодекса РФ, Административного Кодекса РФ и противоречащей Конституции РФ.
Реквизиты на фирменных бланках чаще всего имеют угловое расположение. Также документ может иметь угловой штамп. Если речь о большом числе печатных знаков, используется продольное расположение реквизитов.
Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.
Число реквизитов документов стало больше: 30вместо 29. В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения. Конкретному виду документа, например акту, инструкции, приказу, протоколу и др., присущ свой формуляр, своя схема построения, которая получила название «формуляр-образец».
При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Утверждение документа и резолюция
Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещено изображение Государственного герба Украины.
С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов[1].
Для деловых писем обязательным атрибутом являются реквизиты. Выделяют обязательные и дополнительные реквизиты. К I-ой группе относятся:
- Наименование учреждения;
- Вид документа;
- Дата составления/ подписания/ утверждения письма;
- Регистрационный номер;
- Заголовок;
- Непосредственно текст письма;
- Визы;
- Подпись руководителя;
- Отметка об исполнении.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Общие требования к созданию документов — Елена Пономарева
Официальные бумаги оформляются на фирменных бланках, которые изначально содержат все необходимые реквизиты. Внутренние документы могут оформляться на обычных белых листах А4 или А5.
Пропаганда в любой форме экстремизма, насилия, жестокости, фашизма, нацизма, терроризма, расизма; разжигание межнациональной, межрелигиозной и социальной розни.
В документах, которые занимают две и более страницы, реквизиты 22 — 28 проставляют после текста (21), а реквизиты 29 — 31 располагают на нижнем поле первой страницы документа.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Оформление документа Word за 5 минут
Схемы расположения перечисленных реквизитов в документах и границ зон на формате А4 углового и продольного бланка приведены на рисунках 2.1 и 2.2. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Особенности оформления управленческих документов в организации регулируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Автор имеет многолетний опыт в разработке и оформлении различного рода документов, обладает практическими знаниями в области делопроизводства и документооборота. Задавайте свои вопросы в комментариях и Вы обязательно получите ответ.
Делопроизводство у государственных служащих
В п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с федеральным <4> и региональным законодательством. Документ может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Некорректное обсуждение работы и оскорбления в адрес авторов текстов и заметок, опубликованных на страницах «ЗНАК КАЧЕСТВА».
Как теперь должны располагаться наиболее используемые реквизиты на поле документа можно увидеть на приведенном образце (Рис. 1).