Приказ об утверждении форм регистрационных журналов и книг учета
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ об утверждении форм регистрационных журналов и книг учета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет. Как гласит ч. 1 ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки. В п. 5.18 приказа от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг. На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем.
Зачем необходимо регистрировать должностные инструкции
Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.
Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:
- Учитывать наличие разработанных ДИ.
- Контролировать их обновление.
- Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
- Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
- Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
- Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
- Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.
Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления сотрудников, учету и хранению оригиналов и копий.
В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.
Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:
- Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
- Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.
Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.
Для второго – зафиксировать факт ознакомления работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.
В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:
- регистрации ДИ;
- ознакомления с ДИ.
Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО
Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.
В самом общем виде это документы, которые:
- поступили из других организаций и от физических лиц;
- внутренние и отправляемые документы;
- требующие ответа;
- из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.
В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:
- приказы по личному составу;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- трудовые книжки работников;
- личные дела работников;
- уведомления работников;
- командировочные удостоверения;
- справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях и др.);
- протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность.
Также рекомендуется вести регистрацию выдачи и сдачи доверенностей работникам, представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.
Технология делопроизводства, или Как распределим обязанности между «центром» и «ответственными»
Делопроизводство представляет собой технологию, в которой последовательно выполняются взаимосвязанные операции. Делопроизводство и анализируется, и регламентируется пооперационно, особенно при смешанной, самой распространенной форме его организации. Для установления ответственности за ведение делопроизводства необходимо проанализировать и закрепить в соответствующих локальных нормативных актах (как минимум в инструкции по делопроизводству) какие операции (действия) и с какой категорией / видами документов / документопотоками выполняются «центральной» службой делопроизводства, а какие операции и действия могут выполнять ответственные за делопроизводство, на которых, по существу, возлагается не ответственность в понимании действующего законодательства, а только функция ведения делопроизводства – выполнение отдельных операций с документами при методическом или непосредственном линейно-функциональном руководстве со стороны «центральной» службы делопроизводства.
Покажем возможный вариант распределения обязанностей по ведению делопроизводства при смешанной форме. Из Примера 5 видно, что за «центральной» службой делопроизводства, которая непосредственно взаимодействует с первым руководителем организации, должно быть закреплено решение организационных вопросов, разработка локальных нормативных актов по делопроизводству, методическое руководство их применением, а также вопросы бюджетирования расходов на прием, доставку и передачу документов. Ответственные за делопроизводство могут находиться в непосредственном административном подчинении у руководителей подразделений, в том числе и территориально-обособленных, но ведение делопроизводства они должны реализовывать строго под методическим руководством «центральной» службы делопроизводства, которая осуществляет функциональное руководство выполнением этих операций.
Только с таких позиций мы рекомендуем распределять ответственность за делопроизводство, закреплять ее в «цепочке» соответствующих документов (как минимум инструкция по делопроизводству + должностная инструкция + приказ). На этой организационной основе строится система управления документами и осуществляется выбор ее инструментов: СЭД и других информационных систем, средств передачи документов и информации.
Приказы. Государственные организации
В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:
-
ГОСТ Р 7.0.97-2016
-
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
-
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
-
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Приказ о назначении ответственного лица
Специально разработанной, унифицированной формы приказа по назначению ответственного лица (или нескольких) не существует. Каждая организация вправе самостоятельно разработать такой бланк или написать его в свободной форме. Следует иметь ввиду, что этот приказ является частью пакета распорядительной документации, в который помимо него входит решение о назначении ответственных лиц и должностная инструкция, содержащая полное описание обязанностей работника, а также санкции, которые следуют за их неисполнение. Под последним документом сотрудник должен поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он с ним ознакомлен и согласен.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Вторая часть документа содержит более подробную информацию. Здесь вписываются все работники, которые ответственны за соблюдение тех или иных условий на производстве. В частности указывается вид ответственности, а также полные их фамилии, имена и отчества (имя-отчество можно вносить инициалами). Тут же отдельным пунктом надо указать лиц, которые в случае отсутствия ответственных сотрудников на рабочем месте будут их замещать. В последнем пункте следует указать полный список документов, которыми должны руководствоваться работники для выполнения требований по контролю за зоной ответственности.
В завершение под приказом нужно поставить подпись руководителя, а также печать организации. Если в организации имеется профсоюз, то требуется сделать и его отметку.
Ответственный за ведение табеля
По умолчанию ответственность за ведение табеля лежит на руководителе предприятия лично, однако эту обязанность можно переложить и на другое лицо. Как правило, работу с табелем доверяют кадровику, бухгалтеру или начальнику конкретного структурного подразделения. В должностные обязанности всех вышеперечисленных лиц входит работа с персоналом. На отдельно взятых крупных предприятиях можно встретить в штатном расписании обособленную единицу единицу – должность табельщика. Всё рабочее время такого сотрудника будет посвящено работе с табелями.
Вместе с ответственным лицом потребуется этим же приказом назначить его заместителя. Основной работник в силу тех или иных обстоятельств может отсутствовать на рабочем месте (болезнь, отпуск, командировка), а вести учёт рабочего времени кто-то должен. В такой ситуации и пригодится заместитель.
Необходимо учесть, что табельщик будет нести ответственность за внесённые им сведения в документ. Если выяснится, что какой-то работник фактически отсутствовал на предприятии, а в соответствующей графе у него проставлены рабочие часы, санкций от работодателя избежать не выйдет. Речь может пойти даже о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения.
Законодательная база для учета документации
Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.
| № п/п | Нормативный акт | Описание |
| 1 | Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10 | Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения. |
| 2 | Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000 | Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации. |
| 3 | ГОСТ Р 6.30-2003 | Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота. |
Зачем необходимо регистрировать должностные инструкции
Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.
Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:
- Учитывать наличие разработанных ДИ.
- Контролировать их обновление.
- Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
- Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
- Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
- Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
- Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.
Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления сотрудников, учету и хранению оригиналов и копий.
Журнал учета проверок юр. лица или ИП – специальный документ, позволяющий фиксировать и анализировать информацию о проведенных плановых или внеплановых проверках, проводимых государственными службами.
Журнал необходим для хранения всех сведений о нарушениях и для принятия мер по предотвращению этих нарушений.
Сроки и необходимость проверок устанавливается законодательством. В связи с этим журнал позволяет защитить интересы предпринимателя, если какой-либо госорган оказывает излишнее внимание предприятию.
Ответственный за ведение журнала назначается руководителем организации.
Это может быть:
- генеральный директор;
- секретарь;
- юрист;
- другой специалист компании, наделенный данными полномочиями.
Информацию в журнал вносят также проверяющие органы и контролирующие ведомства. Ответственность за сохранность документа несет не только уполномоченное лицо, но и руководитель предприятия или ИП.
Необходимость ведения журнала законодательно не установлена. А значит, организации имеют право не делать записи.
Однако такое решение может негативно сказаться на дальнейшем функционировании предприятия. В частности, доказать излишнее внимание конкретного проверяющего будет сложнее без документальных доказательств.
Ведение журнала учета проверок подразумевает соблюдение некоторых правил и нюансов:
- правки в документе не допустимы;
- ошибки и неточности также не желательны;
- информация, вносимая в журнал должна быть корректной и достоверной;
- журнал ведется в единственном экземпляре;
- форма ведения журнала может быть как электронной, так и письменной. Однако при ведении документа в электронном формате форму нужно будет распечатать для проставления подписей проверяющего;
- листы нумеруются и прошиваются;
- на последнем листе журнала указывается общее количество страниц печать организации и подпись руководителя;
- документ храниться в канцелярском или другом отделе организации и предъявляется по первому требованию.
Ведение журнала учета проверок юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями установлено Федеральным законом от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее — Закон № 294-ФЗ). Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141.
Журнал учета проверок ИП и организаций
Указание на ведение журнала учета по типовой форме всеми организациями или ИП содержится в п. 8 ст. 16 Закона № 294-ФЗ . При этом записи в этот журнал вносят проверяющие, это четко установлено, вплоть до того, чья подпись должна быть (п. 9 ст. 16 Закона № 294-ФЗ). Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141. В отношении проводимой проверки должны быть указаны:
- дата проверки, начало и окончание;
- время проверки — в рабочих днях или часах для малых и микропредприятий;
- наименование проверяющего органа;
- реквизиты документа, являющегося основанием для проверки;
- цели, задачи и предмет проверки;
- для плановой проверки указание на ежегодный план проверки, для внеплановой — указание на согласование проверки прокурором (если согласование необходимо);
- реквизиты акта по результатам проверки и дата вручения;
- перечень нарушений со ссылкой на нормы законодательства;
- реквизиты предписания об устранении нарушений;
- фамилии, имена, отчества и должности проверяющих;
- данные экспертов, если были привлечены к проверке;
- подписи проверяющих.
Журнал проверок должен быть прошит, скреплен печатью и пронумерован. Если журнал отсутствует, то в акте проверки должна быть сделана соответствующая запись.
Место хранения журнала не регламентировано, но он должен быть доступен проверяющим вне зависимости от места хранения (Письмо Минэкономразвития от 01.11.2011 N ОГ-Д09-1900). Срок хранения законом также не установлен, но журнал проверок ИП и после закрытия желательно не выбрасывать, так как могут быть споры и после завершения регистрации, ведь ИП — это статус физического лица.
Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки
0 Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является его трудовая книжка ().
Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Данные Правила предусматривают, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них лежит на работодателе.
Иными словами, работодатель отвечает за организацию работы с трудовыми книжками.
А вот за непосредственное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек ответственность несет специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя (, утв.
Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
О том, как составить такой приказ, расскажем в нашей консультации.
Приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в организации, составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О., должность лица, назначаемого ответственным за трудовые книжки, дата, с которой такая ответственность на работника возлагается. Приказ может предусматривать назначение ответственного лица как по всей организации в целом, так и по определенным ее структурным подразделениям.
Кроме того, в приказе можно сразу предусмотреть указание как основного ответственного лица, так и лица, которое будет выполнять такие обязанности в отсутствие основного работника. Конкретные обязанности, а также правила работы с трудовыми книжками в приказе не приводятся. Их можно предусмотреть в трудовом договоре с работником, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (к примеру, в Положении о ведении и хранении трудовых книжек в организации).
Хотя даже отсылки на Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 будет достаточно, ведь установленные им правила являются обязательными к применению, а потому в дублировании во внутренних документах организации не нуждаются. Если работодатель в лице своего ответственного лица допустит утерю трудовой книжки работника, законодательство предусматривает следующие виды административных наказаний ():
- для должностного лица работодателя – предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- для работодателя-ИП – штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- для работодателя-организации – от 30 000 до 50 000 рублей.
При этом работодатель за свой счет будет обязан изготовить дубликат утерянной трудовой книжки.
Приказ о назначении ответственного за ведение личных дел образец
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.
Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:
- приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
-
приказы по административно-организационной деятельности
— касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов
За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.
В 2020 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.
Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.
Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.
Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).
В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.
Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.
Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.
Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.
Журнал учёта рабочего времени
Журнал учёта рабочего времени используют, чтобы отмечать прибытие и уход сотрудников, а также время и причины отсутствия на рабочем месте. Работодатели обязаны контролировать и учитывать отработанные часы, но вправе самостоятельно решить, как это делать. Приведём примерный образец журнала учета рабочего времени сотрудников. Форма такого документа произвольная.
Этот бланк вы можете использоваться наряду с более подробным табелем учёта, не использовать вовсе, либо заменить им табель. Также применяются отдельные документы для регистрации ненормированного рабочего дня, командировок или переработок. Ни одна из форм для фиксирования отработанного сотрудниками времени не имеет обязательного характера, а значит компания может выбрать удобный и подходящий для себя вариант. Подробности заполнения табеля учёта рабочего времени, который имеет 2 рекомендованные формы Т-12 и Т-13, читайте в другом материале.
В этой статье остановимся на заполнении журнала, в котором ежедневно отмечается время прихода, ухода и отсутствия работника на месте. Чаще всего этот документ используют вместе с табелем, заполняя табель на основе журнала.
Помните, что на основании этих документов начисляется зарплата, отпускные, командировочные, поэтому заполнять их нужно очень внимательно.