Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Должна ли в личном деле работника хранится копия медицинского полиса». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы (ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.
В личных делах сотрудников можно хранить ксерокопии паспорта, военного билета, ИНН, страхового свидетельства? Если нет, то, в каком нормативном акте это прописано. Предоставление дел правоохранительным органам При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.
Содержание:
Ответ
Должны ли в личном деле работника находиться копии паспорта, СНИЛС, ИНН, диплома, свидетельств о браке, развода, о рождении детей и т.д. поскольку в выпуске 7 журнала в статье «За персональные данные теперь штрафуют строже.
Имеет ли работодатель право хранить в личном деле копию паспорта, копию ИНН, копию СНИЛС, фотографию на анкете? Или при приеме на работу нужно только предъявлять эти документы?
Чтобы избежать штрафа, храните копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали. Проверьте личные дела сотрудников. Если в них есть копии документов, которые вам уже не нужны, то уничтожьте их. Например, в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособия уже выплатили. Составьте акт об уничтожении справки и избавьтесь от нее (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.).
Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.
Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих. Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем.
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. В Тюмени инспектор отдела кадров коммерческой компании привлечена к административной ответственности за хранение копии паспорта уволившегося работника, сообщает пресс-служба управления Генпрокуратуры РФ ЮФО. В надзорном органе отмечают, что, в соответствии с действующим законодательством, возможность обработки персональных данных допускается только с письменного согласия их владельца.
По общему правилу в личном деле не нужно хранить копии документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и прочее. Кадровик проверяет эти документы, записывает в личную карточку и возвращает работнику (ст. 65 ТК РФ, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 г. № А53-12557/2013).
Если организация хранит копии документов без цели, ее могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс. руб. по ст. 13.11 КоАП РФ. Также организацию обяжут уничтожить копии (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013, от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013).
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА
У нас медицинская организация. Имеем ли мы право хранить в личных делах сотрудников копии сертификатов специалистов о допуске к осуществлению медицинской деятельности по специальности.
В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность. На кого оформлять В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.
Установить такую обязанность в отношении подчиненных ей предприятий также может любая головная организация. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.
Для обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных, содержащихся в личных делах, необходимо назначить ответственное лицо, которое будет нести ответственность за нарушение режима защиты этих данных.
Оформление и ведение личных дел работников
Обычно в данный перечень включают: В период работы досье пополняют: При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении. Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. Такое досье — документ длительного хранения.
Оформление личного дела Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно: Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения.
Законом предусмотрена обязанность по ведению личных дел сотрудников только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы ((ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ).
Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя.
Есть отдельные категории работников, для которых ведение личного установлено нормативными правовыми актами: Кроме этого, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией или управляющей компанией. В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе сам принять решение о необходимости ведения дел работников.
Если организация все же решит пользоваться системой личных дел, то в качестве рекомендаций можно использовать порядок, прописанный в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.
Всё это необходимо для отслеживания сведений о доходах и собственностью государственных сотрудников. Частные предприятия Коммерческие и частные организации не обязаны заводить персональные дела на своих сотрудников, законодательство их не обязывает к этому.
Имеем ли мы право хранить в личных делах сотрудников копии сертификатов специалистов о допуске к осуществлению медицинской деятельности по специальности.
Копий страниц паспорта в личном деле быть не должно
В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.
Согласно сложившейся практике и рекомендациям, приведенным в «Основных правилах работы архивных организаций», документы в папку с личным делом подшиваются по мере их оформления, то есть, в хронологическом порядке.
С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как дело сотрудника. дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о специалисте и его трудовой деятельности.
Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.
Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня. дело: что это такое и зачем вести Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте.
Какие персональные копии документов работника не государственного учреждения имеет право хранить в личном деле работника предприятие в соответствии с изменениями в законе «О персональных данных»? Должны ли в личном деле работника находиться копии паспорта, СНИЛС, ИНН, диплома, свидетельств о браке, развода, о рождении детей и т.д. поскольку в выпуске 7 журнала в статье «За персональные данные теперь штрафуют строже. Что важно проверить было указано что мы не имеет право хранить данные документы?
Будет ли признано нарушением порядка обработки персональных данных хранение работодателем в личном деле работника в период трудовых отношений копий следующих документов работника: — копия паспорта; — копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; — копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; — копии документов об образовании и (или) о квалификации и наличии специальных знаний или специальной подготовки; — копии документов, подтверждающих право работника на социальные льготы; — копии документов о поощрении и награждении (государственные, ведомственные, корпоративные)? Но чаще личные дела заводят только на руководителя предприятия, его заместителей, главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений и работников, для которых устанавливается материальная ответственность.
Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах
Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.
На основании этого возник вопрос. По нынешнему законодательству, что должно содержаться в личном деле уволенного сотрудника? Если на всех правовых сайтах пишут, что: Поскольку в каждой отдельно взятой организации используется свой образец личного дела сотрудника, список включаемых в него документов может в значительной мере варьироваться.
Обратите внимание: согласно правилам ведения личных дел, любые изменения и корректировки в документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, вносятся только на основании соответствующих подтверждающих документов, а не со слов работника. Однако, по ст 86 ТК РФ, По большому счету, мало что изменилось. Как правило, все работники подписывают согласие на обработку персональных данных. Для работодателя — у него появится еще один документ- ЛНА, где говорится, что все персональные данные получаются по согласию и для чего эти ПД нужны. При отсутствии ЛНА — штраф. Сейчас везде берут согласие на обработку ПД.