Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как правильно зарегистрировать входящий документ». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению. Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством.
В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. В СЭД открываются широкие возможности, но потребуется обучение персонала ДОУ для работы в СЭД. Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами. Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.
Содержание:
Как правильно зарегистрировать входящий документ?
Помните, был такой советский фильм – «Дипкурьер». Да и сегодня, когда на пороге вашего учреждения появляется человек в зеленой фуражке, то у простого смертного начинает учащенно биться сердечко: ага, я принимаю участие в решении важнейших государственных дел (шутка)! Но в каждой шутке есть и доля правды, ведь, вскрыв конверт, вы запросто можете прочитать на гербовом листе текст бессмертного классика: «К вам едет ревизор». Так иногда бывает, что приходит заранее просроченное письмо. Главное здесь, чтобы вы могли доказать, что оно пришло именно сегодня, а не 13, 23 или в другой день. Электронная почта фиксирует такие вещи. Вы все сделали правильно: зарегистрировали письмо именно в тот день, когда оно пришло в вашу организацию. Что делать с этим письмом, пусть решает тот руководитель, которому оно адресовано, а вы свою работу сделали.
Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции. Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа.
Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления.
Но наш директор, до сих пор читавший реестры ежедневно для правки конечного сохранения документов, требует теперь регистрировать почту по другим критериям, пренебрегая выверенной системой. При новом порядке мы даже в течение недели не сможем отследить документ, исполнители растащат все по папкам, переименуют, потеряют… А потом снова придут к нам и будут недовольны. Мы с коллегой решили вести два реестра — для директора и для себя.
Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.
Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации:
- ГОСты, ОСТы, ТУ.
- Графики, наряды, заявки, разнарядки.
- Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
- Научные отчеты.
- Нормы и нормативы расхода материалов.
- Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
- Поздравительные телеграммы, письма.
- Прейскуранты.
- Пригласительные билеты.
- Программы конференций, совещаний.
- Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
- Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
- Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.
- Статистические данные.
Регистрация входящих документов
Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению. Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством. Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании.
После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.
Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке. осуществляется с целью их учета и контроля исполнения. Поэтому нецелесообразно регистрировать всю входящую корреспонденцию, имеющую справочный или ознакомительный характер, не требующую исполнения.
В этой ситуации рекомендую вам прислушаться к требованиям юриста. Судебные письма — особая категория. Лучше всего договориться с юристом, чтобы он дал вам перечень писем (исполнительные листы, повестки, иски и т.д.), которые вы без регистрации будете передавать ему и регистрировать только то, что он сочтет нужным. Это обычная практика в организациях.
Автоматизированная регистрация
Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р. При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.
Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.
При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа.
Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости.
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
После того, как запись в журнал внесена, документ считается зарегистрированным и отправляется на рассмотрение адресату — руководителю или его заместителям.
Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.
Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании. Существует множество разнообразных решений «систем электронного документооборота» (СЭД).
На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать. Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).
Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.
Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.
Услугами спецсвязи, как правило, пользуются государственные учреждения, направляющие «депеши» государственного значения. Пример 1 СвернутьПоказать Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах.
Документ содержащий как правильно регистрировать входящие документы
Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).
Действительно, и письма, и приказы, и договоры зарегистрированы в одном журнале или файле, куда уж удобнее. Только вот пользоваться этим журналом или файлом нельзя от слова «совсем».
Возникла сегодня другая ситуация! По электронной почте пришло письмо от 13.06 с требованием предоставить сведения в течение 10 дней (до 23.06).
Некоторые секреты входящих документов
Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы (РКФ) и правила их заполнения. Реквизиты Правила заполнения 1. К сожалению, так случается часто. Некоторые руководители, лишь поверхностно представляя процесс работы, требуют сохранения ненужной информации. Выход только один — регистрировать один и тот же документ в двух, а иногда и более, реестрах. В одной из компаний, с которой я работаю, девочки вынуждены вести один реестр для клиентов, один для начальства (от этого зависит квартальная премия), да еще и вносить информацию в систему электронного документооборота.
Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.д.) 2.
Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов). Регистрация документов строится на следующих основных правилах.