Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Возмещение ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Так, недавно в письме от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 Минфин указал: в компенсации уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации машин (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Данная позиция является устоявшейся (см. письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/ 39239).
Расчеты с работником по начислению компенсации за использование имущества в служебных целях обобщаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Компенсация за износ автомобиля, а также арендная плата, выплачиваемая работнику, в состав учитываемых затрат включаются.
Содержание:
Соглашение о покрытии расходов
Нужно ли компенсировать расходы сотруднику, который использует для работы автомобиль и управляет им на основании доверенности?
При использовании предлагаемого варианта соглашения у организации есть реальная возможность учесть в расходах и выплаты в пределах норм, и возмещение документально подтвержденных расходов.
Назначим сотруднику компенсацию за износ автомобиля и проверим ее расчет за ноябрь с учетом того, что месяц отработан сотрудником полностью.
Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.
Что касается возмещаемых расходов, то они должны быть подтверждены документально, например, чеками АЗС, что не может вызвать претензий у налоговых органов, поскольку чеки должны быть представлены только за рабочие дни.
Как оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях
Компенсация ГСМ — это возмещение затрат, которые возникли у работника из-за использования личного транспорта в служебных целях. Рассказываем, как оформляются и возмещаются сотруднику расходы на горюче-смазочные материалы.
В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях. Размер компенсации определяется исходя из сумм ежемесячного износа автомобиля (1 100 руб.) и эксплуатационных расходов (в том числе расходы на ГСМ).
Лучше пусть поездом, самолетом, такси отправляют. Свой автомобиль портить по всяким рабочип вопросам. Ладно если вчто одном и городе ездить по рабочим момента, но уж точно не в командировку.
НК РФ) определены предельные размеры выплат именно в виде компенсации использования легковых автомобилей работников в интересах работодателя.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием.
Для оформления компенсации при использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя достаточно приказа на выплату или надо оформлять дополнительное соглашение с работником?
Как отражается в учете выплата компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля работника?
Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей.
N 92, содержится возмещение затрат, которые возникают в процессе эксплуатации личного транспорта (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Следуя этому, представители Минфина России приходят к выводу о том, что стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая работнику дополнительно к нормативной сумме компенсации, в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается.
Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?
Налог на прибыль по обособленным подразделениям — это сумма, которую обязано перечислить в бюджет структурное отделение юридического лица. Дробить придется лишь региональные платежи — федеральные делает головное учреждение.
Схема расчета размера выплат. Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации. Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.
Поспорить с чиновниками, увы, будет сложно. Арбитры их поддерживают. Взять хотя бы Определение Высшего Арбитражного суда РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 и Решение от 14.09.2009 № ВАС-10278/09.
Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.
Плюс ко всему, «прибыльные» нормы установлены исходя из того, что авто используют по полной. Если в течение месяца из-за отпуска, командировки, болезни сотрудника и т. д. машина для служебных нужд простаивала, компенсация за это время не выплачивается (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).
Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно и договором безвозмездного пользования (договором ссуды).
Ведомство уточняет, что использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров. В указанные договоры могут быть включены условия эксплуатации транспортного средства, а также суммы возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу за использование в служебных целях личного транспорта.
Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто
Если расчеты по компенсации ГСМ ведутся на стороне 1С:Бухгалтерии, в ЗУП 3.1 уже не требуется проводить начисление и выплату компенсации. Она учитывается в ЗУП 3.1 только в целях расчета НДФЛ и страховых взносов. В этом случае начисление для компенсации будем настраивать как натуральный доход.
Обращаем внимание, что платить сотруднику возмещение в большей сумме, нежели указанные нормативы, никто не запрещает, просто «все что сверху» учесть в налоговых расходах не получится.
Параметры обложения НДФЛ и страховыми взносами могут отличаться в зависимости от вашей методологической позиции. На скриншоте представлены настройки сверхнормативной компенсации для случая, когда решено ее не облагать НДФЛ и взносами.
Но директор хочет платить меньше налогов и не тратить время на оформление бумажек. Бухгалтер — контролировать расход ГСМ. Юрист с кадровиком — исключить споры с работником в случае аварии.
В ней указано, что обязанность работодателя — заплатить сотруднику за пользование личным автомобилем, оплатить износ и расходы, связанные с его использованием, в том числе на бензин (иной вид топлива), специальные смазки и жидкости.
Некоторые бухгалтеры оформляют договор аренды автомобиля между работодателем и работником. И тогда в расходы по налогу на прибыль полностью принимают затраты на бензин арендованного автомобиля. Но если автомобиль украдут, его стоимость будет возмещать работодатель.
Вопросы аренды регулируются гражданским законодательством. По договору аренды арендодатель обязуется передать арендатору имущество во временное пользование за плату.
Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации за использование в служебных целях личного автомобиля, собственником которого работник не является (п. 1 ст. 217 НК РФ (до 31.12.2019 включительно — п. 3 ст. 217 НК РФ))?
К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.
С их точки зрения транспортные средства, управляемые работниками по доверенности, их личным имуществом не являются. Данная точка зрения является крайне спорной. Поэтому подобные доначисления могут быть обжалованы в суде.
Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.
Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).
Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.
Про компенсацию сотруднику за использование его личного имущества сказано в статье 188 ТК РФ. Причем машину специалист должен использовать с согласия (ведома) работодателя и в интересах последнего. Договоренность же надо закрепить письменно, например, в допсоглашении к трудовому договору. Иначе претендовать на компенсацию работник не сможет.
Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.
Как организации отразить использование личного автомобиля работника в служебных целях с выплатой ему компенсации, а также арендной платы за этот автомобиль во время отпуска работника?
Размер данной выплаты указывается в дополнительном соглашении с работником. А основанием для включения этих затрат при исчислении налога на прибыль служит приказ руководителя (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@).
Т.к. размер нормируемых расходов совсем небольшой (1 200-1 500 руб. в месяц), при настройке расчетов в ЗУП 3.1 будем исходить из того, что компенсация стоимости бензина не принимается в расходы в НУ. Поэтому будем настраивать одно начисление (сверх норм), но разберем две ситуации: когда расчеты по компенсации ведутся на стороне ЗУП и когда – на стороне 1С:Бухгалтерия.
Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).
Использовать собственное имущество сотрудник вправе с ведома и согласия работодателя. Согласие на работу на личном автотранспортном средстве закрепляют в письменным виде. Договоренность вписывают в трудовой договор сотрудника или допсоглашение к нему. В этом же документе указывают, каким образом осуществляется оплата ГСМ работнику и в каком размере покрывают издержки.
В минувшем году вышел ряд важных писем, посвященных компенсации за использование личного авто в служебных целях. Чиновники, увы, настаивают: в «прибыльные» расходы – сущий мизер, без путевых листов никуда, доверенность на машину порождает НДФЛ и страховые взносы. Есть ли контраргументы?
Письменная форма названного соглашения является обязательной. Поскольку подобное соглашение работник представить не смог, во взыскании расходов и компенсации было отказано.
Компенсировать затраты работнику можно и в конверте. Это до сих пор популярно в организациях, но рискованно.
Поскольку компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, выплачивается по факту произведенных расходов, работнику следует доказать издержки на приобретение топлива и ремонт. Для этого потребуются чеки автозаправочных станций, акты ремонтных мастерских, товарные чеки на приобретение запчастей.
Что делать, если вы не согласны с компенсацией
Больше всего вопросов вызывает обложение компенсации за использование автомобиля НДФЛ и взносами. Каких-либо норм для целей НДФЛ и взносов при обложении компенсации законодательством не установлено.
То же самое касается и платы за управление автомобилем и его техническую эксплуатацию, если заключен договор аренды с экипажем. Автомобиль использовался для решения вопросов, связанных с управлением организацией, поездками между объектами.
Есть разные варианты оформления автомобиля «в штат». Например, можно включить использование имущества в условия трудового договора и выплатить компенсацию в порядке и размерах, предусмотренных законодательством. Также можно подписать с сотрудником гражданско-правовой договор по аренде личного автомобиля с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации.